Posts Tagged ‘Projektmanagement’

Die perfekte Schülerzeitung

20. März 2018
Noch ist der Saal leer, aber in einer Stunde war er voll besetzt und ich durfte über Schülerzeitungen sprechen.

Noch ist der Saal leer, aber in einer Stunde war er voll besetzt und ich durfte über Schülerzeitungen sprechen.

Zum Lesetag 2018 war ich von der Regierung von Oberfranken nach Scheßlitz eingeladen und durfte zum Thema Schülerzeitung referieren. Rund 200 Lehrerinnen und Lehrer folgten dieser Einladung. Zu meiner Schulzeit war ich selbst Schülerzeitungsredakteur, doch das liegt lange zurück. Seit Jahren betreue ich für die Hanns Seidel Stiftung die Schülerzeitungsseminare, bin immer wieder Jurymitglied des Schülerzeitungspreises Die Raute und habe zusammen mit meinem Kollegen Thomas Gerlach das Standardwerk „1×1 der Schülerzeitung“ geschrieben. Im Moment überarbeiten wir gerade den Inhalt für eine dritte Auflage und werden 2018 noch ein Workshop-Buch für Schülerzeitungredakteure herausgeben.

Mit einem halbstündigen Vortrag eröffnete ich den Lesetag 2018 und habe meine Keynote mitgefilmt und bei YouTube eingestellt, um das Wissen zu verbreiten. Schülerzeitung ist für mich eine bunte Spielweise der Kreativität gepaart mit den drei T. Es ist toll zu sehen, welche Ideen die jungen Leute entwickeln.

Das Buch 1x1 der Schülerzeitung, herausgegeben von der HSS, legte ich aus.

Das Buch 1×1 der Schülerzeitung, herausgegeben von der HSS, legte ich aus.

Das erste T: Texte
Da wäre die Beschäftigung mit Texten. Was kann ich wie über journalistische Darstellungsformen ausdrücken? Dabei steht nicht die Selbstverwirklichung im Vordergrund, sondern der Dienst am Leser. Journalisten, auch Schülerzeitungsredakteure, sollen komplizierte Sachverhalte so aufbereiten, dass es der Leser versteht. Nicht missionieren ist angesagt, sondern vermitteln – dabei auch natürlich unterhaltend. Das passt natürlich ideal zum Lesetag 2018, um Schülerinnen und Schülern das Lesen wieder mehr zu vermitteln.

Das zweite T: Technik
Schülerzeitungen werden heute nicht mehr wie zu meiner Zeit geklebt. Es gibt keine Letraset-Buchstaben mehr zum Rubbeln, sondern Schülerzeitungen werden am Computer erstellt – die Online-Schülerzeitung erst recht. Der Umgang mit dem Computer, das Einhalten eines Workflows und das Datei-Ablagesystem in Server oder Cloud sind heute Grundkenntnisse in der Wirtschaft. Leider können dies viele Schülerinnen und Schüler nicht und lernen über die Arbeit an der Schülerzeitung diese Grundfertigkeiten der IT. Spielerisch so für das spätere digitale Leben vorbereitet – was will man mehr?

Ich durfte zudem noch zwei Workshops am Lesetag 2018 halten.

Ich durfte zudem noch zwei Workshops am Lesetag 2018 halten.

Das dritte T: Team
In der Schule lernt jeder für seine persönliche Note. Teamfähigkeit steht zwar irgendwo im Lehrplan, doch viele Schülerinnen und Schüler sind klassische Einzelkämpfer. Benötigt werden in Projekten – und die Schülerzeitung ist klassisches Projektmanagement – allerdings Teamplayer. Und hier wird spielerisch ein Team samt dazugehörige Hierarchien eingeübt: Chefredakteur, Text- und Layoutchef, Fotografen, Redakteure, Layouter, Anzeigentruppe, Controlling und Marketing – die Schülerzeitung bietet für jeden einen Platz und eine Rolle. Das Zusammenspiel als Team macht dann diesen Erfolg aus.

Klares Angebot
Gerne stehe ich als Referent für Schülerzeitung Print und Online zur Verfügung und vermittle auch gerne den Kontakt zur HSS, die hier sehr engagiert für das Thema einsteht.

Gerne stehe ich als Referent zur Verfügung und stelle den Kontakt zur HSS her.

Gerne stehe ich als Referent zur Verfügung und stelle den Kontakt zur HSS her.

Projektmanagement: Wie läuft ein Projekt ab?

27. März 2015
Dr. Michael Homberg erklärt den Ablauf von Projekten.

Dr. Michael Homberg erklärt den Ablauf von Projekten.

Was sind denn die einzelnen Stationen eines Projektes im Sinne des Projektmanagements? Diese Frage stellten uns Teilnehmer unseren Projektmanagement-Seminars, das ich zusammen mit Dr. Michael Homberg durchführte.
Es gibt für ein Projekt kein zweites Mal, das bedeutet Projektmanagement sorgt dafür, dass ein Projekt erfolgreich wird. Aber Reflexion aus vergangenen abgeschlossenen oder gescheiterten Projekten muss sein.

Projektarbeit in unserem Seminar.

Projektarbeit in unserem Seminar.

Am Anfang eines Projektes steht ein Ziel und damit klare Ziele für alle Beteiligten. Zudem hat ein Projekt begrenzte Ressourcen und es sind Kollegen unterschiedlicher Richtungen integriert. Wir haben eine festgelegte Ergebnisverantwortung und ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben und es muss ein neuartiges Vorhaben sein. Und ein Projekt hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende.
Die Qualitätsparamenter eines Projekts und Einflussfaktoren sind übrigens ein magisches Dreieck: Leistung – Termine – Kosten.
In einem Video erklären wir den Ablauf eines erfolgreichen Projektes:

Projektmanagement: Wie viele Mitglieder darf eine Arbeitsgruppe haben?

24. März 2015
Dr. Michael Homberg und der Autor dieser Zeilen.

Dr. Michael Homberg und der Autor dieser Zeilen.

Vor kurzem veranstaltete ich mit meinem Kollegen Dr. Michael Homberg ein erfolgreiches Seminar zum Projektmanagement. Homberg ist erfolgreicher Projektmanager und wir gaben zusammen unser Wissen über Projekte an unsere Teilnehmer weiter. Aber wir beschränkten uns nicht auf theoretische Ausführungen über Projektmanagement, sondern übten mit unseren Teilnehmern den Ablauf von Projekten ein. Da wir 21 Teilnehmer hatten bildeten wir Arbeitsgruppen. Es stellte sich zunächst die Frage: Wie groß sollte so eine Arbeitsgruppe sein, damit die Ergebnisse sinnvoll sind?

Präsentation in den Arbeitsgruppen.

Präsentation in den Arbeitsgruppen.

Die magische Zahl sieben ist die richtige Größe einer solchen Arbeitsgruppe. Sind es mehr Teilnehmer, sollte die Gruppe geteilt werden. Sind es weniger als sieben ist es natürlich auch kein Problem. Effektive Arbeit ist ab drei Gruppenmitglieder möglich, aber die magische Zahl sieben ist die Grenze bei Besprechungen, Meetings oder Arbeitsgruppen.
Natürlich kamen mir sofort Assoziationen ins Gedächtnis: Das siebte Zeichen, die sieben Todsünden, Schneewittchen und die sieben Zwerge, die glorreichen Sieben. Aber schaut selsbt, was Projektmanager Dr. Michael Homberg dazu sagt:

Schülerzeitungen – mehr als nur Schule

9. Februar 2015
DTP-Arbeit am PC gehört dazu.

DTP-Arbeit am PC gehört dazu.

Im Moment führe ich zahlreiche Seminare für Schülerzeitungen durch und ich muss sagen, ich genieße die Zusammenarbeit mit den jungen Menschen. Auf meiner Facebook-Seite gibt es ein paar Beispiele. Durch die Zusammenarbeit mit den Schülern bekomme ich Einblick in moderne Denkweisen, welche Musik gehört wird, welches Spiel gespielt wird – wie man gerade so tickt.
Bei meiner Arbeit habe ich mich gefragt, warum die Mitarbeit in einer Schülerzeitung so sinnvoll ist. Natürlich könnte ich jetzt sehr pädagogisch mit Integration in die Schulfamilie argumentieren. Aber viel wichtiger finde ich, was die jungen Schülerzeitungsredakteure wirklich für sich lernen. Der blöde Spruch, nicht für die Schule, sondern für das Leben lernt man, passt hier ausgezeichnet.

Teamwork ist Bestandteil des Seminars.

Teamwork ist Bestandteil des Seminars.

Zum lernen die Nachwuchsjournalisten den Umgang mit Texten. Sie lernen journalistisch zu arbeiten: Artikel zu schreiben, zu kürzen, zu längen, Interviews zu führen, Material aufzubereiten, unter Zeitdruck zu schreiben, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen. Hinzu kommt die Arbeit mit dem Fotoapparat und bei Online-Journalismus das Drehen von Filmen mit dem Smartphone. Es gilt, die richtige Einstellung zu finden, den optimalen Blick für ein Motiv zu finden, den Augenblick festzuhalten.
Und schließlich der Umgang mit der DTP-Software. Die Programme QuarkXPress, Adobe InDesign, Adobe Photoshop oder die Open Source-Varianten wie Scribus oder GIMP verlangen präzises Arbeiten. Wer schludert, der wird im Druck bestraft. Das Layout selbst fördert die Kreativität und gibt Mut zu neuen Ideen, einmal aus dem vorgegebenen Rahmen auszubrechen.
Das sind alles klassische handwerkliche Tätigkeiten, die zu dem Beruf des Journalisten gehören. Aber zudem lernen die Schülern enorm über Verantwortung und sie lernen Management und Workflow.

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Ganz wichtig ist auch, dass sie Projektmanagement aktiv betreiben. Die Kinder müssen im Team arbeiten und müssen als Team Ergebnisse nach einer festgelegten Zeit vorlegen. Das formt die jungen Schülerzeitungsredakteure, fördert sie und fordert sie. Am Ende eines Seminars sind alle von dem Ergebnis begeistert – Schüler und Lehrer und natürlich ich als Referent. Die Schüler durchlaufen in diesen Seminaren eine persönliche Entwicklung durch und das macht unheimlich Spaß, dies zu verfolgen. Und das gilt für jedes Alter und für jede Schulart.

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Interessant ist aber auch die Entwicklung der begleitenden Lehrer. In der Regel sind die Betreuungslehrer von Schülerzeitungen Deutschlehrer. Hier wird naturgemäß sehr viel Wert auf Texte und Textformen gelegt. Es kommt auch vor, dass der Betreuungslehrer ein Kunstlehrer ist. Hier kommt dann der kreative Moment stärker zum Tragen. Am schönsten ist es allerdings, wenn die Betreuungslehrer sich aus Kunst- und Deutschlehrer zusammensetzen. Dann passt beides. Außerdem stelle ich fest, dass Lehrer so gut wie nichts über technische Prozesse wie Layouten, PDF X3-Export oder Umgang mit Druckereien wissen.
Im Moment biete ich gerade Schülerzeitungsseminare für Online-Journalismus an sowie wie ein Seminar für Betreuungslehrer von Schülerzeitungen. Wer Lust hat teilzunehmen, sollte sich bitte umgehend bei mir melden. Gerade das Thema Online-Journalismus wird in Zeiten knapper werdender Werbung immer wichtiger. Wie kann so eine Online-Zeitung für eine Schule aussehen? Auch als Schule muss ich mich auf den Zeitenwandel vorbereiten.

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Projektmanagement: Das 43 Minuten Prinzip

10. Januar 2014

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Projekte begleiten uns ein ganzes Leben lang. Die Projektmanagement-Branche schaut fassungslos auf die Elbphilharmonie und den Berliner Flughafen. Zum Vorzeigebau aus Hamburg wurde ein Gutachten vorgelegt, dass die Schlamperei deutlich macht und in Berlin wird auch 2014 kein Flieger beim neuen Flughafen abheben.

Ich habe mich daher mit einem Experten in Sachen Projektmanagement unterhalten. Dr. Michael Homberg unterstützt Firmen bei Projekten. Unlängst hat er ein sehr lesenswertes Buch mit seiner Idee des 43-Minuten-Prinzip auf den Markt gebracht. 43 sind der ideale Zeitrahmen, um brauchbare Ergebnisse zu erhalten. “Nach 43 Minuten ist das Ergebnis da und kann sich sehen lassen”, sagte mir der Experte Homberg. Seine Idee des 43-Minuten Prinzips eignet sich nahezu für jedes Thema.

Ich war überrascht und skeptisch, aber Homberg hat recht. Ich habe es in der Praxis ausprobiert und es funktioniert. Ich empfehle es daher allen Führungskräften, derzeit viel im politischen Bereich. Dabei ist die Zeitbeschränkung nicht willkürlich. Schließlich gilt der alte Satz bei Projekten: “Zeit für Arbeit dehnt sich so lange aus, wie man zur Verfügung hat.”

Es kommt dabei die Pareto-Regel 80:20 zum Tragen: In 20 Prozent der Zeit erreiche ich 80 Prozent des Ergebnisses.

Projektmanagement: Was gilt es zu beachten?

14. Januar 2013
Matthias J. Lange und Dr. Michael Homberg

Matthias J. Lange und Dr. Michael Homberg

Wie enorm Projektmanagement ist, sehen wir derzeit am Bau des neuen Flughafens in Berlin. Von außen als Bürger steht es chaotisch aus und natürlich sind noch nicht alle Details bekannt. Fest steht aber, das Projekt Flughafen scheitert immer wieder und die Verantwortlichkeiten werden hin und her geschoben. Peinlich für den Standort Deutschland und Kostenexplosion für uns Steuerzahler. Da wäre ein solides Projektmanagement von Vorteil gewesen.

Projekte gibt es aber nicht nur in Berlin. Ein Buch kann ebenso ein Projekt sein, wie ein Wahlkampf, ein Vereinsfest oder ein Ausflug. Wer sich in Projektmanagement auskennt, der tut sich leichter. Daher habe ich zusammen mit meinem Kollegen Dr. Michael Homberg auf einem Seminar gezeigt wie ein Projektplan entsteht und was bei welchen Stuften zu beachten ist. Interessant ist, dass bei den Projekten oft mit den gleichen Fehlern begonnen wird. Zu Beginn des Projektes verstricken sich die Verantwortlichen in Details und verlieren den Überblick. Wir klärten die Arbeit eines Projektmanagers und stellten auch fest: Projektmanagementsoftware wie MS Project oder Merlin ist zwar wunderbar, sollte aber nicht am Anfang stehen und gehört schon gar nicht in die Hand aller Projektbeteiligten. Das Seminar war übrigens so erfolgreich, dass es im Juni einen zweiten Teil davon geben wird. Interessenten können sich gerne melden.

 

Zuschlagen: Mindmapping-Tool Mindmeister gerade kostenlos

22. März 2012
Mindmeister ist das Tool für mich.

Mindmeister ist das Tool für mich.

Mindmapping hat mir das Leben erleichtert. Vor allem bei Projektplanungen und den ersten Schritten des Projektmanagements hilft mir das Ordnen meiner Gedanken enorm. Früher malte ich meine Mind Maps auf einem Stück Papier, hatte aber dann das Problem, dass die spätere Ordnung eine große Schmiererei wurde und ich nicht mehr durchblickte. Zudem hatte ich bei Planungssitzungen genau dieses Stück Papier nicht dabei.

Der Schritt zum softwarebasieren Mindmapping-Tool war nur folgerichtig. Ich probierte viele Tools aus, verliebte mich in Open Source-Tools und habe mich nach meiner Trennung von Open Source im Grunde für zwei Softwareangebote entschieden: den klassischen Mind Manager und die hervorragende Cloud-Software Mindmeister. Gerade der Mindmeister in Zusammenarbeit mit dem iPhone und dem iPad sind grandios und unschlagbar. Arbeiten in der Cloud bzw. offline und später synchronisieren mit der Cloud sind für mich ein extremer Zeitvorteil.

Mindmeister ist innerhalb von Minuten zu verstehen und bietet mir die wichtigsten Funktionen von Mindmapping inklusive der Exportfunktionen. Wenn mir ein Gedanke kommt, dann kann ich sofort arbeiten und der Gedanke geht mir nicht mehr verloren oder landet auf einem Schmierzettel. Was mich freut, die Mindmeister App fürs iPad gibt es die nächsten fünf Tage umsonst. Sonst wollen die Herrschaften rund 8 Euro dafür, aber zum fünften Geburtstag  verschenken sie die Software fürs iPad. Und wer es noch nicht hat, der sollte unbedingt zuschlagen.

Projektmanagement als Werkzeugkasten

1. Februar 2012

Vor kurzem gab ich mit meinem Kollegen Dr. Michael Homberg vom Projekt Management Service ein Seminar zum Thema Projektmanagement. Es war sehr schön zu sehen, wie die Teilnehmer die Grundlagen zum Projektmanagement aufgesogen haben. Projekte begleiten uns das ganze Leben und wir vermittelten die Grundlagen. „Alle Beteiligten müssen wollen, dass ein Projekt erfolgreich ist“, so Kollege Homberg. Eigentlich eine banale Aussage, doch dennoch enorm wichtig. „Wir sind ein Team und haben ein gemeinsames Ziel. Die Zusammenarbeit ist vom gegenseitigem Respekt geprägt. Das beinhaltet Fachkompetenz und Sozialkompetenz.“

Interessant zu sehen war auch eine typisch deutsche Eigenschaft: Das Zuweisen von Schuld. Das ist scheinbar tief in uns verwurzelt. Unsere Teilnehmer lernten ein Miteinander statt ein Gegeneinander sowie die Fähigkeit zum Konflikte zu lösen. Bei einem Projekt müssen die Störungsursachen beseitigt werden, statt sich in Schuldzuweisungen in einer Gruppe zu ergehen. Auch klar ist: Wenn ein Projekt als nicht nutzbringend wahrgenommen wird, dann hat es keine Chance auf Erfolg.

Mein Kollege Michael Homberg beschrieb die Rolle des Projektmanagers: „Projektmanagement ist ein Werkzeugkasten voller verschiedener Werkzeuge und der Projektmanager entscheidet, welches Werkzeug zum Einsatz kommt.“ Dieses Bild hat mir sehr gut gefallen und ich habe gleich mit Michael Homberg ein kleines Interview für meine Reihe „Matthias fragt nach“ gedreht.

Projektmanagement: Das Formulieren der Ziele eines Projekts

1. Februar 2011

Vor kurzem gab ich zum ersten Mal einen gemeinsamen Kurs mit einem neuen Kollegen Dr. Michael Homberg vom Projekt Management Service. Es war ein voller Erfolg. Das Thema war Projektmanagement für Klein- und Mittelständische Unternehmen. Ziel war es, den Teilnehmern die Angst vor Projekte zu nehmen und sie an Projektmanagement heranzuführen.

Wichtige Erkenntnis: Nicht der beste Fachexperte ist der Projektmanager, sondern derjenige, der den Überblick behält. Und da kann ich meinen neuen Kollegen nur empfehlen: Er bringt Projekte der Großindustrie auf die Reihe, genauso wie Vorhaben aus dem Mittelstand. Ein Thema des Seminars war beispielsweise die Formulierung der Ziele in einem Projekt.

Das klingt einfach, kann aber ganz schön ins Auge gehen. Zu Beginn steht wie immer das Wort:  Zu Beginn steht ein ausformulierter Satz, den jeder im Projekt versteht. Dieser Satz ist enorm wichtig, dient er doch dazu, das ganze Projekt auf den Punkt zu bringen. Hier tu ich mich als gelernter Journalist sehr leicht, denn es ist eigentlich nichts anderes als das Lead, der Vorspann zu einem Artikel. Anschließend folgen die Einzelziele.

Dazu gehören das Kostenziel, das Terminziel, das Leistungsziel und die Vorgehensziele. Es hat sich gezeigt, dass erst die Kosten, Termine, Leistungen und Vorgehensweisen definiert sein sollten, dann kommt der Kernsatz. Die Teilnehmer im Seminar haben sich mit dieser Taktik beholfen und sind gut gefahren. Noch ein Tipp: Gehen Sie am Anfang nicht ins Detail. Das verwirrt die übrigen Projektteilnehmer und bremst die Motivation. Es ist leichter, sich in Details zu verrennen, als den großen Überblick zu haben.

Nur ein Seminarergebnis vom HSS-Projektmanagement-Seminar.

Nur ein Seminarergebnis vom HSS-Projektmanagement-Seminar.

Über den Umgang mit To do-Listen

27. Februar 2010
Ich habe mich von meiner Zettelwirtschaft verabschiedet. Früher hatte ich mehrere Zettel und Blöcke auf denen ich meine Notizen machte, um nichts zu vergessen. Ich führte lange To do-Listen und kam nicht zurecht. Ich verlor den Überblick.
Seit längerem habe ich damit aufgehört und führe nur noch eine einzige Liste. Damit behalte ich die Übersicht und weise das Chaos in die Schranken. Obwohl mir ein Kollege ausdrücklich toodledo ans Herz legte, bin ich dann doch bei Things gelandet und komme damit gut zurecht. Die Liste wird am MacBook Pro geführt und am iPhone und mindestens einmal am Tag synchronisiert.
Eines musste ich trotz der Technik lernen: Pack nicht zuviel in deinen Tag. Ich habe oft meine To do-Liste zu voll gepackt, so dass ich abends enttäuscht war, dass ich mein Pensum nicht geschafft habe. Das frustrierte und machte keinen Spaß. Das Übertragen von Aufgaben auf den nächsten Tag sollte nicht unbedingt zur Tagesordnung werden.
Also ganz wichtiger Tipp: Bleiben Sie realistisch. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und daher mute ich mir nicht mehr zuviel zu. Durch diese Listen kenne ich mein Leistungspensum. Das hat mich auch gelehrt, einmal nein zu sagen, wenn von außen mehr und mehr auf mich abgeladen wurde.
Außerdem musste ich meine persönliche Art von Projektmanagement erlernen. Oft standen früher in meiner Agenda ganz große Brocken, deren Bewältigung nicht an einem Tag zu schaffen war. Hier lernte ich ein großes Projekt in viele kleine Projektchen aufzuteilen, um tägliche Erfolgserlebnisse zu haben. Also klarer Tipp: Großer Brocken in kleinere Bröckchen aufteilen und schon läuft es besser.
Ich habe bei Kollegen gefragt, wie sie ihre Listen führen, wenn sie denn überhaupt eine führen: Die Ergebnisse waren unterschiedlich: Einer nimmt ein Schmierblatt, der andere ein Notizbuch, ein anderer seinen alten Palm und ich nehme halt mein iPhone – egal, was man nimmt, Hauptsache man nimmt es. Schließlich räumt diese Art von Aufgabenagenda wichtigen Speicherplatz im Gehirn frei. So ist es zumindest bei mir. Was ich aufgeschrieben habe, daran muss ich nicht jede Nacht denken. Diese To do-Listen ordnen meine Gedanken und damit kann ich  mich besser strukturieren und – ganz entscheidend – besser arbeiten.
Und wissen Sie, was das Schönste ist: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, dann streiche ich sie mit Genuss durch. Ich glaube, die Psychologie nennt es Erledigungsfreude. Das gibt Motivation und Kraft für neue Aufgaben. Denn eines ist gewiss: Aufgaben gehen nie aus.