Habt ihr eine Regelung für eMails? Checkt ihr alle paar Sekunden eure Mails oder öffnet ihr das Postfach nur einmal am Tag? Habt ihr eine Strategie für Mails?
eMails können im Büroalltag eine echte Plage sein. Fast jeder ärgert sich dann und wann über sie. Doch seien wir ehrlich: Das Problem sind weniger die eMails an sich, sondern der falsche Umgang mit ihnen. Jeder vierte deutsche Büroangestellte ärgert sich laut Adobe regelmäßig über eMails, weil ein persönliches Gespräch deutlich besser gewesen wäre. Dabei stelle ich persönlich fest, dass manche Leute gar nicht mehr telefonieren können oder wollen. Real-Time-Kommunikation ist bei manchen Mitmenschen nicht mehr angesagt.
Was aber wirklich nervt sind die 17 Prozent, die genervt sind von Kollegen, die ständig „Allen Antworten“, obwohl der eMail-Inhalt gar nicht für alle bestimmt bzw. relevant ist. Auch den Vorgesetzten bei allem und jeden in Kopie zu setzen (15 Prozent), weitergeleitete Mails, die man längst erhalten hat (13 Prozent), und Kritik oder negatives Feedback via eMail (acht Prozent), kommen bei den Deutschen nicht allzu gut an. Dies ist das Ergebnis einer aktuellen Adobe Studie, für die europaweit mehr als 3.000 Büroangestellte befragt wurden.
Deutschlands Strategien gegen überfüllte Postfächer
Einer der größten Nerv-Faktoren ist nicht zuletzt die zunehmende eMail-Flut: Wenn das Postfach mal wieder überzuquellen droht, wird die eMail schnell zum echten Zeitfresser. Um dem entgegen zu wirken, haben sich 81 Prozent der Deutschen eine Strategie zurechtgelegt. 38 Prozent reagieren sofort auf eingehende eMails, um erst gar keinen Mail-Stau im Postfach aufkommen zu lassen. Nicht gelesene Newsletter werden von 35 Prozent regelmäßig abbestellt. Bei mehr als jeden Fünften hat es sich bewährt, nur die letzte eMail im Posteingang zu belassen – alle anderen werden gelöscht oder in entsprechende Ordner sortiert. 16 Prozent nutzen Filter oder Tags, um die Mail-Flut von vornherein einzudämmen. Ich habe zeitweise probiert, nur zweimal am Tag meine Mails zu lesen und abzuarbeiten. Dann habe ich die Mails komplett abgearbeitet, so dass keine ungelesenen Mails im Posteingang waren.
eMail bleibt einer der wichtigsten Marketing-Kanäle
Trotz aller Widrigkeiten spielt die eMail im privaten und beruflichen Umfeld nach wie vor eine zentrale Rolle. Für jeden fünften deutschen Büroangestellten ist sie auch heute noch das bevorzugte Kommunikationsmittel, um sich mit Kollegen auszutauschen. Mehr als vier Stunden verbringen sie täglich damit, ihre privaten und beruflichen eMails zu checken. Für das Marketing bleibt die eMail damit auch in Zeiten von Snapchat und boomender What´s App-Kommunikation ein relevanter Kanal, um potenzielle Interessenten zu erreichen. Und mehr noch: Für 55 Prozent der Deutschen ist sie sogar der bevorzugte Weg, um von einer Marke kontaktiert zu werden. Und das am liebsten Mobile, denn: Mehr als zwei Drittel (69 Prozent) lesen ihre eMails regelmäßig auf dem Smartphone.
Interessant war, dass ich bei einem Schülerzeitungsseminar einen Satz hörte: eMail ist nur was für alte Leute. Ein Großteil der jungen Zeitungsmacher hatte zwar eine eMail, um soziale Netzwerke zu aktivieren, schaut aber so gut wie nie ins Mail-Postfach. Für Marketingmenschen ein Albtraum, denn mit der eMail-Verweigerung kommen die Marken nicht mehr an die Jugend.
Werbe-Mailings: Darauf kommt es den Deutschen an
Damit die Werbe-Mail auch wirklich geöffnet und gelesen wird, muss sie jedoch den gestiegenen Anforderungen der Verbraucher gerecht werden. Knapp jeder zweite Deutsche (45 Prozent) ist beispielsweise genervt, wenn zu häufig eMails von ein- und derselben Marke reinkommen. Bei mir was es Xing. Das Netzwerk hat mich genervt und ich konnte einzelne Mails nicht abbestellen, also bestellte ich das ganze Zeug auf einmal ab. Zu lange und schlecht geschriebene Mailings sind für 33 Prozent der Grund, die digitale Post umgehend im Papierkorb zu versenken. Ähnlich sieht es bei den eMails aus, die auf dem Smartphone empfangen werden: Für jeden vierten Deutschen (26 Prozent) ist es ein absolutes „No-Go“, wenn er erst endlos scrollen muss, um die gesamte eMail lesen zu können. Aber auch ein sperriges, nicht mobil-optimiertes Layout (22 Prozent) und lange Ladezeiten (17 Prozent) tragen dazu bei, dass deutsche Nutzer negativ aufs eMail-Marketing reagieren. Der Bloggerclub in München hat vor kurzem ein hervorragendes Seminar zum Thema Newsletter durchgeführt, das auf große Resonanz stieß.
Im vergangenen Jahr war ich zu einer Veranstaltung zu 25 Jahre Microsoft Office eingeladen. Dabei zeigte sich, dass MS massiv am Thema Zukunft der Arbeit interessiert ist. Jetzt gab mir der deutsche Chef von MS Office Dr. Thorsten Hübschen ein Exklusivinterview zum Thema E-Mail als Produktivitätsmaschine. Als die E-Mail in den 90er Jahren den Einzug ins Unternehmen gehalten hat, kam das einem revolutionären Effizienzsprung gleich. Heute gilt die elektronische Post als Aufmerksamkeitskiller. Ich selbst rufe meine Mails nur noch zu bestimmten Zeiten ab. Mit dem neuen Aufräumdienst Clutter will Microsoft die E-Mail wieder zu einer Produktivitätsmaschine machen.
Wissensarbeiter drohen in der Flut ihrer täglichen E-Mails unterzugehen. Jeder zehnte Berufstätige erhält laut einer aktuellen BITKOM-Studie mehr als 40 E-Mails pro Tag. Schnell geht dabei der Überblick verloren. Doch trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei. Fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) schätzt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass „sich viele Unternehmen Gedanken über die zunehmende Belastung der Beschäftigten machen und versuchen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren”, wie BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder beobachtet.
Herr Hübschen, geben Sie der E-Mail angesichts der stetig wachsenden und immer schwerer zu bewältigenden Nachrichtenflut noch eine Zukunft?
Hübschen: Sicher, die schier unüberschaubare Anzahl von E-Mails nervt. Wie viele Mails erweisen sich nach dem Lesen als unwichtig? Wie viele Wissensarbeiter empfinden das Abarbeiten von E-Mails als die neue Stechuhr in ihrem Arbeitsalltag? Wir verbringen viel zu viel Zeit damit, uns auf die Suche nach Informationen zu begeben. Doch nach wie vor ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel innerhalb von Unternehmen sowie zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder Lieferanten. Wir sollten daher nicht über die Abschaffung der E-Mail sprechen, sondern über einen intelligenten Umgang mit der stetig wachsenden Flut an Informationen.
Und das bedeutet?
Hübschen: E-Mail muss neu gedacht werden. Statt über das Ende der E-Mail zu philosophieren, definieren wir dieses Kommunikationsmittel neu – als wichtigen Teil eines unternehmensweiten Kommunikationskonzepts. Wir heben ihre Stärken hervor und setzen auf eine kombinierte Lösung, bei der Yammer und Skype for Business eine zentrale Rolle spielen. In diesem strategischen Gesamtkonzept für die Unternehmenskommunikation ist die E-Mail nach wie vor bestens aufgehoben.
Welche Rolle wird Outlook als E-Mail-Client von Microsoft in Zukunft spielen?
Hübschen: Outlook ist heute ein perfektes Tool für das Bearbeiten von E-Mails, aber auch von Kontakten, Terminen und Aufgaben in der Zusammenarbeit mit meinen Kollegen. Wir gehen nun einen Schritt weiter und erweitern Outlook mit dem neuen Aufräumdienst Clutter, der noch mehr auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse seiner Benutzer eingeht.
Was wird sich denn mit Clutter ändern?
Hübschen: Schon heute kann ich E-Mails mit Outlook-Regeln filtern: nach Absender oder bestimmten Schlüsselwörtern zum Beispiel. Aber das reicht uns nicht, denn damit ist ja noch nichts darüber gesagt, ob ich eine Mail gerade brauchen kann oder nicht. Clutter sorgt für Ordnung im Posteingang. Im Gegensatz zum statischen Abarbeiten von Regeln denkt Clutter mit. Es merkt sich, welche E-Mails gelesen werden und welche nicht. Als Ergebnis werden mir nur noch die Nachrichten im Posteingang angezeigt, die für mich relevant sind. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“ einsortiert. Wichtig ist: Clutter lernt durch mein Verhalten. Sollte sich unter den verschobenen Mails doch mal eine relevante Nachricht befinden, kann ich sie per Klick in den Posteingang zurückholen. Der Algorithmus von Clutter registriert das, lernt daraus und bietet mir künftig die Mails wieder da an, wo ich sie brauche. Ich bin mir sicher: Nach dem Einrichten dieses intelligenten Dienstes wird „Cluttern“ bei jedem Outlook-Nutzer zum Handwerk gehören!
Sie behaupten also, mit Clutter kommt man schneller ans Ziel und arbeitet effektiver?
Hübschen: Clutter bietet mir die Chance, zum richtigen Zeitpunkt auf relevante Daten zuzugreifen, ohne von Nebensächlichkeiten abgelenkt zu werden. In der bereits erwähnten Bain-Studie heißt es: „Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit vom Topmanagement nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen.“ Wir tragen mit Clutter dazu bei, die wichtige Ressource Zeit besser managen zu können. Aus meiner Sicht ist das ein Schlüssel zum Erfolg in der modernen Informationsgesellschaft.
Outlook verschwindet also nicht, sondern ist auch in Zukunft ein wichtiges Handwerk für den Wissensarbeiter?
Hübschen: Outlook wird als wesentlicher Bestandteil von Office 365 die Kommunikationszentrale bleiben. Deshalb integrieren wir intelligente Tools wie Clutter, sowie Funktionen aus Sozialen Netzwerken und Gruppen in Outlook und setzen unsere konsequente Office-Strategie plattformübergreifend fort. Wir haben kürzlich Outlook für Mac auf den Markt gebracht und schließen damit eine der letzten echten Lücken. Mit Outlook Web App (OWA) bieten wir zudem eine Lösung, die Outlook schon jetzt auf alle Plattformen und Geräte bringt – ich brauche einen Internet Browser dafür, mehr nicht.
Sie sprachen eben davon, dass E-Mail weiter eine wichtige Rolle im Kommunikationsmix von Unternehmen spielen wird. Was gehört noch in diesen Mix?
Hübschen: Wir wissen, dass die meisten Nutzer in den Unternehmen ihre Mails, Kontakte und Aufgaben mit Outlook managen. Daher haben wir Features aus Yammer dort integriert, zum Beispiel Chats oder die neuen Gruppenfunktionen. „Groups“ lassen sich direkt mit der Outlook Web App über nur zwei Klicks erstellen – als eine für alle frei zugängliche Gruppe oder eine, auf die nur Gruppenmitglieder Zugriff haben. Die gesamte Kommunikation innerhalb der Groups ist direkt über Outlook Web App einsehbar und kann von hier aus geführt werden. Zur neuen Gruppenfunktion gehört auch ein Kalender, auf den ebenfalls alle Gruppenmitglieder Zugriff haben und von dem aus Termine für Meetings und Events verwaltet werden können. Zudem können Gruppenmitglieder eine gemeinsame Dokumentenbibliothek für ihre Arbeit nutzen. So bleibt Outlook nicht nur die Kommunikationszentrale, die es heute schon ist, sondern wird zu einem Tool, mit dem ich Collaboration in Projektteams optimal organisieren und leben kann. Die Integration funktioniert übrigens auch andersherum: Ich kann innerhalb von Yammer Nachrichten versenden, Aufgaben erstellen und Dateien verschicken. Die Integration unserer Produktivitäts-Tools ist für uns enorm wichtig: Wir bieten Produktivität dort, wo unsere Nutzer sie erwarten. Wer statt mit Outlook lieber mit Yammer kommuniziert, kann das also genauso effektiv tun, wie umgekehrt.
Sicherheit in der Kommunikation ist eines der Kernthemen der aktuellen Digitalen Debatte rund um die E-Mail. Microsoft bietet mit Outlook Web App, Office 365 und Yammer gleich drei Lösungen an, die Kommunikation über die Cloud darstellen. Wie schützt Microsoft die Nutzer vor unerwünschten Mitlesern?
Hübschen: Über das so genannte Information Rights Management (IRM) können Anwender die Zugriffsrechte auf ihre Mails sowie auf Office-Dokumente einschränken und damit vermeiden, dass vertrauliche Informationen gelesen, gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Zusätzlich bieten wir in Outlook die Möglichkeit an, Mails zu verschlüsseln und so sicher an berechtigte Empfänger weiterzuleiten.
Der Microsoft-CEO Satya Nadella spricht davon, dass Microsoft Produktivität neu erfindet. Wo kann man das bei Outlook erkennen?
Hübschen: Clutter, das auf dem selbstlernenden Algorithmus von Office Graph basiert, sorgt für einen neuen, intelligenteren Umgang mit E-Mails. Den Posteingang sortieren können andere Mail-Dienste auch, aber das reicht weder uns, noch den Wissensarbeitern, die gegen die tägliche E-Mail-Flut kämpfen. Wenn sie in einem Datenwust nicht mehr nach Informationen suchen müssen, sondern diese zu ihnen kommen, dann werden sie schlicht mehr Zeit für produktives Arbeiten haben. Dazu kommt die tiefe Integration von Outlook mit unserer Produktivitätssuite Office und unseren Collaboration-Tools Yammer oder Skype for Business. Diese Integration macht Büroarbeit nahtlos über alle Produktivitätsanwendungen möglich. Nahtloses Erlebnis bieten wir unseren Nutzern auch mit unseren Technologien, mit denen Produktivität von jedem Ort und auf jedem Gerät möglich ist: Office 365, Yammer und Skype und natürlich Outlook, die allesamt über die Cloud miteinander verknüpft sind. Wir bringen Menschen enger zusammen, um ihnen neue Erfahrungen mit produktivem Arbeiten zu ermöglichen. Gerade weil immer mehr Wissensarbeiter mobil und flexibel tätig sind, brauchen sie Werkzeuge, die ihnen die Kommunikation und den Austausch mit ihren Teams und Kollegen einfach machen. Menschliche Nähe ist im Privatleben extrem wichtig, aber auch im Berufsalltag unverzichtbar. Wir geben ihnen, was sie dafür brauchen.
Ich liebe derzeit das Experimentieren mit Video-Apps wie Instagram (Facebook) oder Vine (Twitter). Die Welt von Fotos geht langsam in eine Welt der bewegten Bilder über. Das gefällt mir sehr gut, denn das alte Schlagwort Multimedia wird mit Leben erfüllt. In eine ähnliche Richtung geht die neue, kostenlose App Shuttersong.
Mit Shuttersong kann ich ein digitales Foto mit bis zu 15 Sekunden Ton verbinden. Wie normales Fotografieren fängt Shuttersong Momente ein. Dazu gibt es die üblichen Verfremdungsfilter. Aber durch die zusätzliche Stimmansage, Geräuschkulisse oder Musik entstehen neue Kreationen, die jeder intuitiv teilen kann. Shuttersong ist kostenlos im Apple Appstore erhältlich und soll ab Herbst auch als Android-Version verfügbar sein. Das Symbol der App ist eine Meerjungfrau namens Melody.
Der Hersteller sieht enorme Einsatzmöglichkeiten: das Lachen eines Kleinkindes einfangen, Selbstportraits mit Nachricht verschicken, Bands bei Live-Auftritten aufnehmen oder den Siegesjubel bei Sportevents. Alternativ kann man der Kreativität auf die Sprünge helfen, indem der User ganz einfach Musik aus bestehenden Playlists oder gesprochene Nachrichten zu Fotos hinzufügt. Die GEMA ist in diesem Moment gerade tot umgefallen.
Screenshot von einer meiner Aufnahmen.
Diese Fotos können entweder mit der Shuttersong-App selbst erstellte Bilder sein, oder vorhandene Bilder aus der Fotobibliothek, aus Instagram oder dem Internet. Shuttersongs zu erstellen und zu teilen ist einfach und intuitiv, so dass die Benutzeroberfläche der App ganz ohne Worte auskommt. Ab sofort können Shuttersongs via Twitter, Facebook, Tumblr, Email und SMS geteilt werden. In Kürze sollen weitere Soziale Netzwerke hinzu kommen.
Die intuitive Benutzeroberfläche von Shuttersong wurde übrigens von Carbone Smolan konzipiert und entworfen und verzichtet vollkommen auf Worte. Wer dennoch Hilfe braucht, dem stehen Videos in einem YouTube-Kanal zur Verfügung. Das Team von Find & Form entwickelte die App.
Interessant wird die GEMA-Problematik, die der US-amerikanische Hersteller wohl so nicht kennt. Anders als YouTube gibt es keinen Content-Filter. Es ist so möglich, urheberrechtlich geschützes Material zu verwenden und zu verbreiten. Gehostet wird das Shuttersong-Material auf den Servern von Shuttersong. Damit müssen die Juristen urteilen, ob Shuttersong haftbar ist oder nicht. Shuttersongs kann man nicht nur in der App selbst, sondern auch mit einem Webbrowser ansehen.
redaktion42's Weblog 