In Bayern stehen die Sommerferien vor der Tür. Als Referent für Medienkompetenz durfte ich im Schuljahr 2014/15 viel mit Schülern in Bayern und in Deutschland unternehmen. Ich sprach viel zum Thema Umgang mit Medien und halte das Thema weiterhin für wichtig. Ich durfte viel mit Schülern auf Seminaren arbeiten, unter anderem auch mit zahlreichen hoch motivierten Schülerzeitungsredakteuren – trotz G8.
Bei meinen Schulungen stellte ich fest: Der Umgang mit dem Smartphone und Tablet ist bei den Schülern kein Problem. Beim Umgang mit klassischen Office-Anwendungen oder Cloud-Diensten klaffen aber manches Mal gewaltige Lücken. Diese subjektiven Erfahrung wurde mir jetzt von der Initiative D21 bestätigt.
MS Office ist schon über 25 Jahre alt und dennoch haben manche Schwierigkeiten.
Schüler gehören zu den Digital Natives und sind im Vergleich zum Bevölkerungsdurchschnitt damit offener gegenüber neuen Technologien und digitalen Innovationen. Sie verbringen rund vier Stunden täglich online. Zudem nutzen sie aktiv verschiedene mobile Endgeräte. 93 Prozent der Schüler ab 14 Jahren besitzen ein Smartphone, so die Initiative D21.
So selbstverständlich die tägliche Nutzung digitaler Endgeräte ist – Schüler in Deutschland liegen im Umgang mit Office-Programmen aber nur knapp über dem Bundesdurchschnitt. 82 Prozent geben an, Texte in einem Textprogramm schreiben zu können (vgl. Bevölkerung gesamt 80 Prozent). 59 Prozent geben an, Berechnungen in Tabellenprogrammen durchführen zu können (vgl. Bevölkerung gesamt 57 Prozent).
Diese Zahlen sind beunruhigend, denn Anwendungskenntnisse in Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word oder Excel sind für die meisten Berufe unerlässlich geworden. Dabei geht es mir persönlich nicht darum, ob jemand mit Microsoft Word oder Microsoft Excel umgehen kann oder vielleicht mit Apple Pages oder Apple Numbers oder Libre Office – es geht mir um den Umgang mit Office-Software allgemein. Diese Digitalkompetenzen sind nicht überall zu finden und auch das gehört zur Medienkompetenz.
Jetzt bin ich kein Referent für Excel, aber selbst bei Präsentationssoftware wie PowerPoint, Keynote oder Prezi bestehen große Lücken. Bei meinen Seminaren zur visueller Präsentation stellte sich heraus, dass die Teilnehmer sehr schnell kapierten, wie wichtig visuelles Präsentieren ist. Beispiele dafür gibt es viele – kein Tod durch PowerPoint. Beim Erstellen einer Masterfolie scheiterten allerdings einige – das darf nicht sein. Diese Digitalkompetenzen gehören zur Schule, Studium und Beruf einfach dazu. Also werde ich in meinem Schulungsschuljahr 2015/16 einen Schwerpunkt darauf legen.
Wer ihn kennt, hat ihn gehasst. Und dennoch gehörte Karl Klammer zum Office-Umgang.
Im vergangenen Jahr war ich zu einer Veranstaltung zu 25 Jahre Microsoft Office eingeladen. Dabei zeigte sich, dass MS massiv am Thema Zukunft der Arbeit interessiert ist. Jetzt gab mir der deutsche Chef von MS Office Dr. Thorsten Hübschen ein Exklusivinterview zum Thema E-Mail als Produktivitätsmaschine. Als die E-Mail in den 90er Jahren den Einzug ins Unternehmen gehalten hat, kam das einem revolutionären Effizienzsprung gleich. Heute gilt die elektronische Post als Aufmerksamkeitskiller. Ich selbst rufe meine Mails nur noch zu bestimmten Zeiten ab. Mit dem neuen Aufräumdienst Clutter will Microsoft die E-Mail wieder zu einer Produktivitätsmaschine machen.
Wissensarbeiter drohen in der Flut ihrer täglichen E-Mails unterzugehen. Jeder zehnte Berufstätige erhält laut einer aktuellen BITKOM-Studie mehr als 40 E-Mails pro Tag. Schnell geht dabei der Überblick verloren. Doch trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei. Fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) schätzt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass „sich viele Unternehmen Gedanken über die zunehmende Belastung der Beschäftigten machen und versuchen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren”, wie BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder beobachtet.
Herr Hübschen, geben Sie der E-Mail angesichts der stetig wachsenden und immer schwerer zu bewältigenden Nachrichtenflut noch eine Zukunft?
Hübschen: Sicher, die schier unüberschaubare Anzahl von E-Mails nervt. Wie viele Mails erweisen sich nach dem Lesen als unwichtig? Wie viele Wissensarbeiter empfinden das Abarbeiten von E-Mails als die neue Stechuhr in ihrem Arbeitsalltag? Wir verbringen viel zu viel Zeit damit, uns auf die Suche nach Informationen zu begeben. Doch nach wie vor ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel innerhalb von Unternehmen sowie zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder Lieferanten. Wir sollten daher nicht über die Abschaffung der E-Mail sprechen, sondern über einen intelligenten Umgang mit der stetig wachsenden Flut an Informationen.
Und das bedeutet?
Hübschen: E-Mail muss neu gedacht werden. Statt über das Ende der E-Mail zu philosophieren, definieren wir dieses Kommunikationsmittel neu – als wichtigen Teil eines unternehmensweiten Kommunikationskonzepts. Wir heben ihre Stärken hervor und setzen auf eine kombinierte Lösung, bei der Yammer und Skype for Business eine zentrale Rolle spielen. In diesem strategischen Gesamtkonzept für die Unternehmenskommunikation ist die E-Mail nach wie vor bestens aufgehoben.
Welche Rolle wird Outlook als E-Mail-Client von Microsoft in Zukunft spielen?
Hübschen: Outlook ist heute ein perfektes Tool für das Bearbeiten von E-Mails, aber auch von Kontakten, Terminen und Aufgaben in der Zusammenarbeit mit meinen Kollegen. Wir gehen nun einen Schritt weiter und erweitern Outlook mit dem neuen Aufräumdienst Clutter, der noch mehr auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse seiner Benutzer eingeht.
Was wird sich denn mit Clutter ändern?
Hübschen: Schon heute kann ich E-Mails mit Outlook-Regeln filtern: nach Absender oder bestimmten Schlüsselwörtern zum Beispiel. Aber das reicht uns nicht, denn damit ist ja noch nichts darüber gesagt, ob ich eine Mail gerade brauchen kann oder nicht. Clutter sorgt für Ordnung im Posteingang. Im Gegensatz zum statischen Abarbeiten von Regeln denkt Clutter mit. Es merkt sich, welche E-Mails gelesen werden und welche nicht. Als Ergebnis werden mir nur noch die Nachrichten im Posteingang angezeigt, die für mich relevant sind. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“ einsortiert. Wichtig ist: Clutter lernt durch mein Verhalten. Sollte sich unter den verschobenen Mails doch mal eine relevante Nachricht befinden, kann ich sie per Klick in den Posteingang zurückholen. Der Algorithmus von Clutter registriert das, lernt daraus und bietet mir künftig die Mails wieder da an, wo ich sie brauche. Ich bin mir sicher: Nach dem Einrichten dieses intelligenten Dienstes wird „Cluttern“ bei jedem Outlook-Nutzer zum Handwerk gehören!
Sie behaupten also, mit Clutter kommt man schneller ans Ziel und arbeitet effektiver?
Hübschen: Clutter bietet mir die Chance, zum richtigen Zeitpunkt auf relevante Daten zuzugreifen, ohne von Nebensächlichkeiten abgelenkt zu werden. In der bereits erwähnten Bain-Studie heißt es: „Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit vom Topmanagement nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen.“ Wir tragen mit Clutter dazu bei, die wichtige Ressource Zeit besser managen zu können. Aus meiner Sicht ist das ein Schlüssel zum Erfolg in der modernen Informationsgesellschaft.
Outlook verschwindet also nicht, sondern ist auch in Zukunft ein wichtiges Handwerk für den Wissensarbeiter?
Hübschen: Outlook wird als wesentlicher Bestandteil von Office 365 die Kommunikationszentrale bleiben. Deshalb integrieren wir intelligente Tools wie Clutter, sowie Funktionen aus Sozialen Netzwerken und Gruppen in Outlook und setzen unsere konsequente Office-Strategie plattformübergreifend fort. Wir haben kürzlich Outlook für Mac auf den Markt gebracht und schließen damit eine der letzten echten Lücken. Mit Outlook Web App (OWA) bieten wir zudem eine Lösung, die Outlook schon jetzt auf alle Plattformen und Geräte bringt – ich brauche einen Internet Browser dafür, mehr nicht.
Sie sprachen eben davon, dass E-Mail weiter eine wichtige Rolle im Kommunikationsmix von Unternehmen spielen wird. Was gehört noch in diesen Mix?
Hübschen: Wir wissen, dass die meisten Nutzer in den Unternehmen ihre Mails, Kontakte und Aufgaben mit Outlook managen. Daher haben wir Features aus Yammer dort integriert, zum Beispiel Chats oder die neuen Gruppenfunktionen. „Groups“ lassen sich direkt mit der Outlook Web App über nur zwei Klicks erstellen – als eine für alle frei zugängliche Gruppe oder eine, auf die nur Gruppenmitglieder Zugriff haben. Die gesamte Kommunikation innerhalb der Groups ist direkt über Outlook Web App einsehbar und kann von hier aus geführt werden. Zur neuen Gruppenfunktion gehört auch ein Kalender, auf den ebenfalls alle Gruppenmitglieder Zugriff haben und von dem aus Termine für Meetings und Events verwaltet werden können. Zudem können Gruppenmitglieder eine gemeinsame Dokumentenbibliothek für ihre Arbeit nutzen. So bleibt Outlook nicht nur die Kommunikationszentrale, die es heute schon ist, sondern wird zu einem Tool, mit dem ich Collaboration in Projektteams optimal organisieren und leben kann. Die Integration funktioniert übrigens auch andersherum: Ich kann innerhalb von Yammer Nachrichten versenden, Aufgaben erstellen und Dateien verschicken. Die Integration unserer Produktivitäts-Tools ist für uns enorm wichtig: Wir bieten Produktivität dort, wo unsere Nutzer sie erwarten. Wer statt mit Outlook lieber mit Yammer kommuniziert, kann das also genauso effektiv tun, wie umgekehrt.
Sicherheit in der Kommunikation ist eines der Kernthemen der aktuellen Digitalen Debatte rund um die E-Mail. Microsoft bietet mit Outlook Web App, Office 365 und Yammer gleich drei Lösungen an, die Kommunikation über die Cloud darstellen. Wie schützt Microsoft die Nutzer vor unerwünschten Mitlesern?
Hübschen: Über das so genannte Information Rights Management (IRM) können Anwender die Zugriffsrechte auf ihre Mails sowie auf Office-Dokumente einschränken und damit vermeiden, dass vertrauliche Informationen gelesen, gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Zusätzlich bieten wir in Outlook die Möglichkeit an, Mails zu verschlüsseln und so sicher an berechtigte Empfänger weiterzuleiten.
Der Microsoft-CEO Satya Nadella spricht davon, dass Microsoft Produktivität neu erfindet. Wo kann man das bei Outlook erkennen?
Hübschen: Clutter, das auf dem selbstlernenden Algorithmus von Office Graph basiert, sorgt für einen neuen, intelligenteren Umgang mit E-Mails. Den Posteingang sortieren können andere Mail-Dienste auch, aber das reicht weder uns, noch den Wissensarbeitern, die gegen die tägliche E-Mail-Flut kämpfen. Wenn sie in einem Datenwust nicht mehr nach Informationen suchen müssen, sondern diese zu ihnen kommen, dann werden sie schlicht mehr Zeit für produktives Arbeiten haben. Dazu kommt die tiefe Integration von Outlook mit unserer Produktivitätssuite Office und unseren Collaboration-Tools Yammer oder Skype for Business. Diese Integration macht Büroarbeit nahtlos über alle Produktivitätsanwendungen möglich. Nahtloses Erlebnis bieten wir unseren Nutzern auch mit unseren Technologien, mit denen Produktivität von jedem Ort und auf jedem Gerät möglich ist: Office 365, Yammer und Skype und natürlich Outlook, die allesamt über die Cloud miteinander verknüpft sind. Wir bringen Menschen enger zusammen, um ihnen neue Erfahrungen mit produktivem Arbeiten zu ermöglichen. Gerade weil immer mehr Wissensarbeiter mobil und flexibel tätig sind, brauchen sie Werkzeuge, die ihnen die Kommunikation und den Austausch mit ihren Teams und Kollegen einfach machen. Menschliche Nähe ist im Privatleben extrem wichtig, aber auch im Berufsalltag unverzichtbar. Wir geben ihnen, was sie dafür brauchen.
Ein wirkliches Selfie von mir in der Nachrichtenzentrale von Focus Online.
Ich geb es zu, ich mach gerne Selfies. Es hat bei schon zu alten Analogzeiten begonnen, als ich eine russische Lomo erworben habe und mich an lokografischen Fotos versuche. Da war ich mehr und mehr auf eigenen Bildern zu sehen. Das ebbte im Laufe der Zeit ab und verschwand dann wieder. Erst mit dem iPhone brach es aus mir heraus. Oft mache ich auf meinen Terminen Selfies.
Dank der Backkamera des iPhones ist die alte Selbstdarstellungssucht wieder da. An zahlreichen Orten bei der Arbeit nehme ich das iPhone zur Hand, strecke den Arm aus und mache ein Selfie von mir – ein flüchtiges Foto von mir selber. War es Anfangs nur Spaß und reine Ego-Befriedigung, so merkte ich schnell, dass mir die Technik einen Mehrwert für meine journalistische Arbeit brachte. Ich mache Videoselfies von mir. Wenn ich ein Kurzinterview mache, dann brauche ich für kleine Aktionen keinen Kameramann, sondern bin ein mobiler Videoreporter. Ich kann aufgrund des iPhones schnell auf Ereignisse reagieren und habe die ganze Sache im Griff. Natürlich ist der Einsatz eines externen Kameramanns besser, aber den kann (und will) ich nicht bezahlen und hab ihn auch nicht immer greifbar. Videoselfies entstehen bei mir in der Regel spontan ohne große Vorbereitung. Ab und zu schnalle ich das iPhone auf ein Einhandstativ, um den Abstand zu mir und iPhone zu vergrößern und um bessere Bilder zu bekommen.
Ein Foto von Cathrin Bach, während ich ein Videoselfie bei Mircosoft drehe.
Bei einem Gespräch mit dem IT-Journalisten Jörg Schieb bei der Microsoft-Party zum 25jährigen Bestehen von Office kamen wir auf Wortspielereien. Schieb stellte die Frage, wie ein Selfie denn heißt, wenn mehrere Personen darauf zu sehen seien? Selfie ist klar, denn da bin ich selbst zu sehen, wenn ich ein Foto von mir schieße. Aber Foto von mehreren Personen?
Ein Usselfie mit Jörg Schieb und mir.
Jörg Schieb nannte diese Fotos usselfie. Wieder etwas gelernt. Ich habe beim recherchieren gesehen, dass vor allem Instagram-Fotos mit #usselfie getaggt werden. Ob sich der Begriff durchsetzt und in den allgemeinen Sprachgebrauch übergeht, wird sich zeigen müssen. Also mach ich eben künftig Selfies und Usselfies.
Zur Feier von 25 Jahre Office hat sich Microsoft etwas besonderes einfallen lassen. Bei einer Feier im Münchner Szenerestaurant Kleinschmecker zeichnete keine geringere als Sarah Burrini die Gäste auf einem Surface. Sarah Burrini ist in zwei Welten eine Berühmtheit: Zum einen ist sie eine der ganz großen deutschen Comiczeichnerinnen – vor kurzem war sie auch auf dem Comic-Salon in Erlangen – und zum anderen ist sie der Web-Community mit ihren Web-Comicstrips „Das Leben ist kein Ponyhof“ bekannt. Die meiste Zeit arbeitet sie mit einem Wacom-Stifttablett, für Microsoft tauschte sie das Stifttablett gegen ein Surface ein und kam damit gut zurecht. Als Software verwendet sie Manga Studio.
Selfie mit Comicstar Sarah Burrini
Das Leben ist kein Ponyhof ist ein wunderbares Webcomic, das zweimal die Woche auf ihrer Website erscheint. Und das seit nunmehr fünf Jahren. Das Leben ist kein Ponyhof ist ihr ganz persönlicher semiautobiographischer Comic, den sie auf ihrer Seite als Webcomicstrip fortsetze. Mit dabei sind ihre Gefährten der Elefant Ngumbe, der Pilz El Pilzo und das Pony Butterblume.
Im Moment ist gerade Pause, denn Sarah Burrini geht für zwei Monate in Klausur, um Kraft für neue Projekte zu sammeln. Zudem erscheint im September der erster Band von Das Leben ist kein Ponyhof neu aufgelegt bei Panini. Band zwei gibt es weiterhin bei ihrem bisherigen Zwerchfell Verlag.
Bei Microsoft in München gab sie eine Kostprobe ihres Könnens. Auf jeden Tisch lag ein Comicstrip, der auf Vorder- und Rückseite das Microsoft-Ideen illustrierte. Sarah Burrini war wohl der einzige Gast von MS, der die sprechende Büroklammer Clippy von Office noch positiv in Erinnerung hat. Anhand von vier Illustrationen zeichnete sie den Weg von Office unter dem Motto „Happy Birthday Office, eine Büroklammer erinnert sich …“
Schöner Comicstrip für MS
Auf der Rückseite gab Sarah Burrini einen herrlichen Ausblick, was vernetztes Arbeiten für sie bedeutet „Wie unser Arbeitsplatz in 25 Jahren aussieht“. An dem Festabend wurde sie interviewt. Ich habe mal das Interview mit der GoPro aufgezeichnet. Viel Spaß beim Anschauen.
Hervorragend kamen ihre spontane Zeichnungen während der MS-Party an. Auch mich skizzierte sie – vielen Dank dafür.
neu aufgelegt bei Panini. Band zwei gibt es weiterhin bei ihrem bisherigen Zwerchfell Verlag.
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