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Clutter räumt das Mail-Postfach auf

16. Januar 2015
Dr. Thorsten Hübschen von MS.

Dr. Thorsten Hübschen von MS.

Im vergangenen Jahr war ich zu einer Veranstaltung zu 25 Jahre Microsoft Office eingeladen. Dabei zeigte sich, dass MS massiv am Thema Zukunft der Arbeit interessiert ist. Jetzt gab mir der deutsche Chef von MS Office Dr. Thorsten Hübschen ein Exklusivinterview zum Thema E-Mail als Produktivitätsmaschine. Als die E-Mail in den 90er Jahren den Einzug ins Unternehmen gehalten hat, kam das einem revolutionären Effizienzsprung gleich. Heute gilt die elektronische Post als Aufmerksamkeitskiller. Ich selbst rufe meine Mails nur noch zu bestimmten Zeiten ab. Mit dem neuen Aufräumdienst Clutter will Microsoft die E-Mail wieder zu einer Produktivitätsmaschine machen.
Wissensarbeiter drohen in der Flut ihrer täglichen E-Mails unterzugehen. Jeder zehnte Berufstätige erhält laut einer aktuellen BITKOM-Studie mehr als 40 E-Mails pro Tag. Schnell geht dabei der Überblick verloren. Doch trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei. Fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) schätzt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass „sich viele Unternehmen Gedanken über die zunehmende Belastung der Beschäftigten machen und versuchen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren”, wie BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder beobachtet.

Herr Hübschen, geben Sie der E-Mail angesichts der stetig wachsenden und immer schwerer zu bewältigenden Nachrichtenflut noch eine Zukunft?
Hübschen: Sicher, die schier unüberschaubare Anzahl von E-Mails nervt. Wie viele Mails erweisen sich nach dem Lesen als unwichtig? Wie viele Wissensarbeiter empfinden das Abarbeiten von E-Mails als die neue Stechuhr in ihrem Arbeitsalltag? Wir verbringen viel zu viel Zeit damit, uns auf die Suche nach Informationen zu begeben. Doch nach wie vor ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel innerhalb von Unternehmen sowie zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder Lieferanten. Wir sollten daher nicht über die Abschaffung der E-Mail sprechen, sondern über einen intelligenten Umgang mit der stetig wachsenden Flut an Informationen.

Und das bedeutet?
Hübschen: E-Mail muss neu gedacht werden. Statt über das Ende der E-Mail zu philosophieren, definieren wir dieses Kommunikationsmittel neu – als wichtigen Teil eines unternehmensweiten Kommunikationskonzepts. Wir heben ihre Stärken hervor und setzen auf eine kombinierte Lösung, bei der Yammer und Skype for Business eine zentrale Rolle spielen. In diesem strategischen Gesamtkonzept für die Unternehmenskommunikation ist die E-Mail nach wie vor bestens aufgehoben.

Welche Rolle wird Outlook als E-Mail-Client von Microsoft in Zukunft spielen?
Hübschen: Outlook ist heute ein perfektes Tool für das Bearbeiten von E-Mails, aber auch von Kontakten, Terminen und Aufgaben in der Zusammenarbeit mit meinen Kollegen. Wir gehen nun einen Schritt weiter und erweitern Outlook mit dem neuen Aufräumdienst Clutter, der noch mehr auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse seiner Benutzer eingeht.

Was wird sich denn mit Clutter ändern?
Hübschen: Schon heute kann ich E-Mails mit Outlook-Regeln filtern: nach Absender oder bestimmten Schlüsselwörtern zum Beispiel. Aber das reicht uns nicht, denn damit ist ja noch nichts darüber gesagt, ob ich eine Mail gerade brauchen kann oder nicht. Clutter sorgt für Ordnung im Posteingang. Im Gegensatz zum statischen Abarbeiten von Regeln denkt Clutter mit. Es merkt sich, welche E-Mails gelesen werden und welche nicht. Als Ergebnis werden mir nur noch die Nachrichten im Posteingang angezeigt, die für mich relevant sind. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“ einsortiert. Wichtig ist: Clutter lernt durch mein Verhalten. Sollte sich unter den verschobenen Mails doch mal eine relevante Nachricht befinden, kann ich sie per Klick in den Posteingang zurückholen. Der Algorithmus von Clutter registriert das, lernt daraus und bietet mir künftig die Mails wieder da an, wo ich sie brauche. Ich bin mir sicher: Nach dem Einrichten dieses intelligenten Dienstes wird „Cluttern“ bei jedem Outlook-Nutzer zum Handwerk gehören!

Sie behaupten also, mit Clutter kommt man schneller ans Ziel und arbeitet effektiver?
Hübschen: Clutter bietet mir die Chance, zum richtigen Zeitpunkt auf relevante Daten zuzugreifen, ohne von Nebensächlichkeiten abgelenkt zu werden. In der bereits erwähnten Bain-Studie heißt es: „Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit vom Topmanagement nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen.“ Wir tragen mit Clutter dazu bei, die wichtige Ressource Zeit besser managen zu können. Aus meiner Sicht ist das ein Schlüssel zum Erfolg in der modernen Informationsgesellschaft.

Outlook verschwindet also nicht, sondern ist auch in Zukunft ein wichtiges Handwerk für den Wissensarbeiter?
Hübschen: Outlook wird als wesentlicher Bestandteil von Office 365 die Kommunikationszentrale bleiben. Deshalb integrieren wir intelligente Tools wie Clutter, sowie Funktionen aus Sozialen Netzwerken und Gruppen in Outlook und setzen unsere konsequente Office-Strategie plattformübergreifend fort. Wir haben kürzlich Outlook für Mac auf den Markt gebracht und schließen damit eine der letzten echten Lücken. Mit Outlook Web App (OWA) bieten wir zudem eine Lösung, die Outlook schon jetzt auf alle Plattformen und Geräte bringt – ich brauche einen Internet Browser dafür, mehr nicht.

Sie sprachen eben davon, dass E-Mail weiter eine wichtige Rolle im Kommunikationsmix von Unternehmen spielen wird. Was gehört noch in diesen Mix?
Hübschen: Wir wissen, dass die meisten Nutzer in den Unternehmen ihre Mails, Kontakte und Aufgaben mit Outlook managen. Daher haben wir Features aus Yammer dort integriert, zum Beispiel Chats oder die neuen Gruppenfunktionen. „Groups“ lassen sich direkt mit der Outlook Web App über nur zwei Klicks erstellen – als eine für alle frei zugängliche Gruppe oder eine, auf die nur Gruppenmitglieder Zugriff haben. Die gesamte Kommunikation innerhalb der Groups ist direkt über Outlook Web App einsehbar und kann von hier aus geführt werden. Zur neuen Gruppenfunktion gehört auch ein Kalender, auf den ebenfalls alle Gruppenmitglieder Zugriff haben und von dem aus Termine für Meetings und Events verwaltet werden können. Zudem können Gruppenmitglieder eine gemeinsame Dokumentenbibliothek für ihre Arbeit nutzen. So bleibt Outlook nicht nur die Kommunikationszentrale, die es heute schon ist, sondern wird zu einem Tool, mit dem ich Collaboration in Projektteams optimal organisieren und leben kann. Die Integration funktioniert übrigens auch andersherum: Ich kann innerhalb von Yammer Nachrichten versenden, Aufgaben erstellen und Dateien verschicken. Die Integration unserer Produktivitäts-Tools ist für uns enorm wichtig: Wir bieten Produktivität dort, wo unsere Nutzer sie erwarten. Wer statt mit Outlook lieber mit Yammer kommuniziert, kann das also genauso effektiv tun, wie umgekehrt.

Sicherheit in der Kommunikation ist eines der Kernthemen der aktuellen Digitalen Debatte rund um die E-Mail. Microsoft bietet mit Outlook Web App, Office 365 und Yammer gleich drei Lösungen an, die Kommunikation über die Cloud darstellen. Wie schützt Microsoft die Nutzer vor unerwünschten Mitlesern?
Hübschen: Über das so genannte Information Rights Management (IRM) können Anwender die Zugriffsrechte auf ihre Mails sowie auf Office-Dokumente einschränken und damit vermeiden, dass vertrauliche Informationen gelesen, gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Zusätzlich bieten wir in Outlook die Möglichkeit an, Mails zu verschlüsseln und so sicher an berechtigte Empfänger weiterzuleiten.

Der Microsoft-CEO Satya Nadella spricht davon, dass Microsoft Produktivität neu erfindet. Wo kann man das bei Outlook erkennen?
Hübschen: Clutter, das auf dem selbstlernenden Algorithmus von Office Graph basiert, sorgt für einen neuen, intelligenteren Umgang mit E-Mails. Den Posteingang sortieren können andere Mail-Dienste auch, aber das reicht weder uns, noch den Wissensarbeitern, die gegen die tägliche E-Mail-Flut kämpfen. Wenn sie in einem Datenwust nicht mehr nach Informationen suchen müssen, sondern diese zu ihnen kommen, dann werden sie schlicht mehr Zeit für produktives Arbeiten haben. Dazu kommt die tiefe Integration von Outlook mit unserer Produktivitätssuite Office und unseren Collaboration-Tools Yammer oder Skype for Business. Diese Integration macht Büroarbeit nahtlos über alle Produktivitätsanwendungen möglich. Nahtloses Erlebnis bieten wir unseren Nutzern auch mit unseren Technologien, mit denen Produktivität von jedem Ort und auf jedem Gerät möglich ist: Office 365, Yammer und Skype und natürlich Outlook, die allesamt über die Cloud miteinander verknüpft sind. Wir bringen Menschen enger zusammen, um ihnen neue Erfahrungen mit produktivem Arbeiten zu ermöglichen. Gerade weil immer mehr Wissensarbeiter mobil und flexibel tätig sind, brauchen sie Werkzeuge, die ihnen die Kommunikation und den Austausch mit ihren Teams und Kollegen einfach machen. Menschliche Nähe ist im Privatleben extrem wichtig, aber auch im Berufsalltag unverzichtbar. Wir geben ihnen, was sie dafür brauchen.

Arbeitszeit und Freizeit dürfen kein Widerspruch sein

18. Juni 2010

Neulich habe ich eine interessante These gehört. Prof. Peter Wippermann vom Trendbüro sagte sinngemäß: Es gibt nur eine Zeit, nicht die Teilung in Arbeitszeit und Freizeit. Diese Aussage geht mir seitdem durch den Kopf, denn dieser Professor trifft den Nerv. Ich kenne unzählige Leute, die fein säuberlich zwischen einem beruflichen und einem privaten Leben unterscheiden. Dabei meine ich ausdrücklich nicht die Arbeiter am Fließband oder in der Produktion. In der industriellen Welt gilt diese Unterscheidung noch.

Viele meiner Bekannten zählen sich aber zu den so genannten Kreativen. Doch auf hier gibt es eine Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Ich höre immer wieder: „Ich will für die Agentur nicht Tag und Nacht arbeiten, ich bin sowieso zu lange im Büro.“ Das ist richtig und ich denke, dass verlangt auch niemand. Seitdem ich mir meine Zeit als Selbstständiger freier einteilen kann (ganz frei bin ich natürlich nie), habe ich mehr Kraft und Power, bin für meine Umwelt ausgeglichener. Aussagen über die Arbeitszeit zeugen für mich vor der Angst vor Vorgesetzten. Nur wenn Druck, spricht Arbeitszeit, vorhanden ist, dann bringe ich Leistung für die Arbeit. Das darf doch nicht sein. Ich bin kreativ und schöpferisch, auch wenn ich unter dem Apfelbaum liege und die Fische füttere. Mir kommen gute Gedanken für meine Kunden, wenn ich mich mal mit ganz etwas anderen beschäftige. Ist das also Arbeitszeit, wenn ich im Garten etwas pflanze oder ist das Freizeit? Nichts von beiden – es ist meine Zeit.

Leider musste ich in Firmen arbeiten, bei denen es ganz wichtig war, dass alle Mitarbeiter einstempeln. Vertrauensarbeitszeit war nicht angesagt. Das Unternehmen hatte wohl Angst, man geht früher oder erledigt seine Arbeit nicht. Das wäre unverantwortlich, denn schließlich wird man für seine Arbeit vom Unternehmen bezahlt. Die Konsequenz war, dass Mitarbeiter genau auf die Minute ausstempeln oder während der Arbeitszeit Mantel, Mütze anziehen und darauf warten, bis die tägliche Arbeitszeit zu ende ist. Hier kann kein kreatives Klima aufkommen. Als ich bei Unternehmen arbeitete, die Vertrauensarbeitszeit hatten, war ich produktiver und vermischte meine Arbeit mit meiner Freizeit. Die Projekte verliefen besser, ich fühlte mich besser, ich war ausgeglichen.

Keiner verlangt, immer erreichbar zu sein. Natürlich schalte ich das Telefon mal aus und rufe keine Mails ab. Natürlich gehe ich bei strahlendem Sonnenschein mal ins Freibad oder döse im Liegestuhl vor mich hin. Da ich ein verantwortungsvoller Mensch bin, weiß ich, wann ich Projekte fertigbekommen muss und ich weiß, wann ich einfach nur abhängen darf. Ich arbeite eben mal bis in die Nacht, wenn es wichtig ist und ich arbeite auch am Wochenende. Wenn am Sonntag ein Kunde anruft, dann bin ich eben für ihn da, wenn ich es will. Es zwingt mich keiner, das Handy am Sonntag anzuhaben. Anrufen muss ich den Kunden sowieso. Aber ich habe auch die Freiheit, meine Zeit einzuteilen, so dass sich Arbeitszeit und Freizeit vermischen. Es macht für mich keinen Unterschied, ob ich gerade arbeite oder nicht, denn der Professor vom Trendbüro hat recht: Es gibt nur eine Zeit und die möchte ich im Moment nutzen: Für mich

Gedanken zum media coffee: Kommunikation 2020

9. Juni 2010

Social Media wird eine Ernüchterung erfahren, wie es auch Second Life erging – Dieser Meinung war Prof Peter Wippermann vom Trendbüro. Auf einer Veranstaltung des media coffee bat Veranstalter newsaktuell über 300 Zuhörer zum Thema „Kommunikation 2020 – Aufbruch in ein neues Informationszeitalter“ zur IBW nach München.

Eine rundum gute Figur machte Jochen Wegner, Chefredakteur von Focus online. „SL fand ich schräg, doch das iPad elektrisiert mich.“ Das Gerät zeige komplette neue Möglichkeiten, „wie man mit neuen digitalen Inhalten umgeht“. Verlage lernten jetzt erst, die neuen digitalen Inhalte aufzubereiten. Bei Focus werden die kostenlosen Apps von Werbung finanziert, bei den Verlagskollegen kosten die Apps gleich Geld. Wegner sah künftig neue hochwertige Inhalte durch das iPad. Als Vorzeigebeispiel nannte er „Wired“.

Falsch halte ich die Aussage von Wippermann, der die Wirkung des iPads bei älteren Usern überschätzt sah. Ein Achtzigjähriger ist mit dem ABC groß geworden und nicht mit Fingergesten.“ Ich glaube dagegen, ein Achtzigjähriger beherrscht seine Finger noch ganz gut. Der Praxistest mit meinen Dad verlief hervorragend.

Interessant für mich waren am Rande der Veranstaltung manche Aussagen über Arbeitszeit. So manchen Teilnehmer aus der PR-Szene stieß es übel auf, als Wippermann eine weitere Vermischung zwischen Arbeit und Freizeit ankündigte. Diese Vermischung werde eine echte Herausforderung. Hier stimme ich Helmut Freiherr von Fricks, Geschäftsführer von F&H Public Relations, zu: „Wir haben nur eine Zeit und nicht Arbeitszeit und Freizeit. Wir so denkt, sollte sein Zeitmodell überprüfen.“ Es gelte, die Zeit richtig zu nutzen. In Publikum gab es nicken und Kopfschütteln gleichermaßen. „Ich bin doch nicht bereit, für meinen Laden noch mehr zu schuften“, war eine Aussage neben mir. Ich glaube, die Dame hat es nicht verstanden.

Vielleicht war mit meiner Provokation auch etwas daran, als ich via iPhone über die Twitterwall live twitterte: „ Im Jahr 2020 gibt es mindestens 45 Prozent von denen nicht mehr und müssen mal richtig arbeiten #mediacoffee“ und allen sei noch auf den Weg gegeben: „Web 2.0 wurde nicht erfunden, damit Verlage und PR automatisch Geld verdienen 🙂 #mediacoffee“.

Es hätte ein schöner Abend werden können, doch leider war das Podium falsch besetzt: Moderator Klaus Eck mühte sich redlich ab und versuchte die Diskussion in Gang zu bekommen bzw. in Gang zu halten, doch mindestens zwei Podiumsteilnehmer waren noch nicht mal richtig im modernen Zeitalter angekommen. Wie sollen sie dann überhaupt Aussagen über die Zukunft 2020 treffen?

Der Veranstalter newsaktuell gab sich modern und richtete hinter dem Podium eine Twitterwall ein. Besucher und Interessierte im Saal der IBW und außerhalb sollten Fragen stellen und sich unter dem Hashtag #mediacoffee beteiligen. Das wurde auch gemacht und ein paar Übermutige nutzten die Wall auch für die Selbstdarstellung oder Provokation, der Autor dieser Zeilen mit eingeschlossen. Leider konnten die Diskutanten die Tweets der Wall nicht lesen, ohne sich den Kopf zu verrenken. Nachdenken und dann die neue Präsentationstechnik einsetzen, das erwarte ich bei einem Veranstalter wie einer dpa-Tochter.

10 Tipps für Social Media im Unternehmen

30. März 2010
So sieht der Leitfaden zum Umgang im Social Web für Unternehmen aus.

So sieht der Leitfaden zum Umgang im Social Web für Unternehmen aus.

Bei meinen Vorträgen zum Thema Social Media bemerke ich eine gewisse Untersicherheit bei Unternehmern, wie sie mit dem Thema umgehen sollen. Sie sind zwar von der Materie angetan, wissen aber im konkreten Einzelfall nicht, wie sie sich verhalten sollen.
Da kommt eine Veröffentlichung des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW) gerade recht. Unlängst hat der Verband einen zehn Punkte Leitfaden für den geschäftlichen Umgang mit Social Media veröffentlicht. Einige Ideen gefallen mir sehr gut und ich werde sie in meinen Vorträgen verwenden. Die Handlungsempfehlungen dienen dabei als Grundlage für individuelle Unternehmensrichtlinien und müssen selbstverständlich vom Unternehmer ergänzt werden.
Eindeutig auch die Aussagen vom BVDW
„Kein Unternehmen kann sich dem Social Web mehr entziehen. So vermischen Mitarbeiter schnell private und berufliche Informationen auf Social Media-Plattformen. Klare Unternehmensrichtlinien für die geschäftliche Nutzung von Social Media beugen ungezielte Kommunikation vor, um potentielle Risiken sowohl vom Unternehmen als auch von einzelnen Mitarbeitern abzuwenden“, erläutert Axel Schmiegelow (sevenload), Vorsitzender der Fachgruppe Social Media im BVDW. Und  Felix Fiek (ethority), stellv. Vorsitzender der Fachgruppe, ergänzt: „Viele Unternehmen sind noch sehr unerfahren im Umgang mit dem Social Web. Auch Mitarbeitern ist die Tragweite von Äußerungen innerhalb eines sozialen Netzwerkes nicht immer bewusst. Hier muss jedes Unternehmen klare Spielregeln aufstellen, auch wenn die Nutzung von Social Media ausdrücklich erwünscht ist.“
Die zehn Tipps des BVDW sind:
1. Definieren Sie Ziele
2. Geheimnisse sind geheim und Interna bleiben intern
3. Mitarbeiter müssen authentisch sein
4. Wer veröffentlicht, übernimmt Verantwortung
5. Interne Kritik ist erlaubt, bleibt aber intern
6. Gehen Sie mit Fehlern offen um
7. Schonen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen
8. Beachten Sie das geltende Recht
9. Schränken Sie private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit ein
10. Social Media erfordert kontinuierliches Engagement
Den ausführlichen bvdw-Leitfaden habe ich hier zum Download hinterlegt.