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Clutter räumt das Mail-Postfach auf

16. Januar 2015
Dr. Thorsten Hübschen von MS.

Dr. Thorsten Hübschen von MS.

Im vergangenen Jahr war ich zu einer Veranstaltung zu 25 Jahre Microsoft Office eingeladen. Dabei zeigte sich, dass MS massiv am Thema Zukunft der Arbeit interessiert ist. Jetzt gab mir der deutsche Chef von MS Office Dr. Thorsten Hübschen ein Exklusivinterview zum Thema E-Mail als Produktivitätsmaschine. Als die E-Mail in den 90er Jahren den Einzug ins Unternehmen gehalten hat, kam das einem revolutionären Effizienzsprung gleich. Heute gilt die elektronische Post als Aufmerksamkeitskiller. Ich selbst rufe meine Mails nur noch zu bestimmten Zeiten ab. Mit dem neuen Aufräumdienst Clutter will Microsoft die E-Mail wieder zu einer Produktivitätsmaschine machen.
Wissensarbeiter drohen in der Flut ihrer täglichen E-Mails unterzugehen. Jeder zehnte Berufstätige erhält laut einer aktuellen BITKOM-Studie mehr als 40 E-Mails pro Tag. Schnell geht dabei der Überblick verloren. Doch trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei. Fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) schätzt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass „sich viele Unternehmen Gedanken über die zunehmende Belastung der Beschäftigten machen und versuchen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren”, wie BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder beobachtet.

Herr Hübschen, geben Sie der E-Mail angesichts der stetig wachsenden und immer schwerer zu bewältigenden Nachrichtenflut noch eine Zukunft?
Hübschen: Sicher, die schier unüberschaubare Anzahl von E-Mails nervt. Wie viele Mails erweisen sich nach dem Lesen als unwichtig? Wie viele Wissensarbeiter empfinden das Abarbeiten von E-Mails als die neue Stechuhr in ihrem Arbeitsalltag? Wir verbringen viel zu viel Zeit damit, uns auf die Suche nach Informationen zu begeben. Doch nach wie vor ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel innerhalb von Unternehmen sowie zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder Lieferanten. Wir sollten daher nicht über die Abschaffung der E-Mail sprechen, sondern über einen intelligenten Umgang mit der stetig wachsenden Flut an Informationen.

Und das bedeutet?
Hübschen: E-Mail muss neu gedacht werden. Statt über das Ende der E-Mail zu philosophieren, definieren wir dieses Kommunikationsmittel neu – als wichtigen Teil eines unternehmensweiten Kommunikationskonzepts. Wir heben ihre Stärken hervor und setzen auf eine kombinierte Lösung, bei der Yammer und Skype for Business eine zentrale Rolle spielen. In diesem strategischen Gesamtkonzept für die Unternehmenskommunikation ist die E-Mail nach wie vor bestens aufgehoben.

Welche Rolle wird Outlook als E-Mail-Client von Microsoft in Zukunft spielen?
Hübschen: Outlook ist heute ein perfektes Tool für das Bearbeiten von E-Mails, aber auch von Kontakten, Terminen und Aufgaben in der Zusammenarbeit mit meinen Kollegen. Wir gehen nun einen Schritt weiter und erweitern Outlook mit dem neuen Aufräumdienst Clutter, der noch mehr auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse seiner Benutzer eingeht.

Was wird sich denn mit Clutter ändern?
Hübschen: Schon heute kann ich E-Mails mit Outlook-Regeln filtern: nach Absender oder bestimmten Schlüsselwörtern zum Beispiel. Aber das reicht uns nicht, denn damit ist ja noch nichts darüber gesagt, ob ich eine Mail gerade brauchen kann oder nicht. Clutter sorgt für Ordnung im Posteingang. Im Gegensatz zum statischen Abarbeiten von Regeln denkt Clutter mit. Es merkt sich, welche E-Mails gelesen werden und welche nicht. Als Ergebnis werden mir nur noch die Nachrichten im Posteingang angezeigt, die für mich relevant sind. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“ einsortiert. Wichtig ist: Clutter lernt durch mein Verhalten. Sollte sich unter den verschobenen Mails doch mal eine relevante Nachricht befinden, kann ich sie per Klick in den Posteingang zurückholen. Der Algorithmus von Clutter registriert das, lernt daraus und bietet mir künftig die Mails wieder da an, wo ich sie brauche. Ich bin mir sicher: Nach dem Einrichten dieses intelligenten Dienstes wird „Cluttern“ bei jedem Outlook-Nutzer zum Handwerk gehören!

Sie behaupten also, mit Clutter kommt man schneller ans Ziel und arbeitet effektiver?
Hübschen: Clutter bietet mir die Chance, zum richtigen Zeitpunkt auf relevante Daten zuzugreifen, ohne von Nebensächlichkeiten abgelenkt zu werden. In der bereits erwähnten Bain-Studie heißt es: „Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen verloren, weil die Arbeitszeit vom Topmanagement nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen.“ Wir tragen mit Clutter dazu bei, die wichtige Ressource Zeit besser managen zu können. Aus meiner Sicht ist das ein Schlüssel zum Erfolg in der modernen Informationsgesellschaft.

Outlook verschwindet also nicht, sondern ist auch in Zukunft ein wichtiges Handwerk für den Wissensarbeiter?
Hübschen: Outlook wird als wesentlicher Bestandteil von Office 365 die Kommunikationszentrale bleiben. Deshalb integrieren wir intelligente Tools wie Clutter, sowie Funktionen aus Sozialen Netzwerken und Gruppen in Outlook und setzen unsere konsequente Office-Strategie plattformübergreifend fort. Wir haben kürzlich Outlook für Mac auf den Markt gebracht und schließen damit eine der letzten echten Lücken. Mit Outlook Web App (OWA) bieten wir zudem eine Lösung, die Outlook schon jetzt auf alle Plattformen und Geräte bringt – ich brauche einen Internet Browser dafür, mehr nicht.

Sie sprachen eben davon, dass E-Mail weiter eine wichtige Rolle im Kommunikationsmix von Unternehmen spielen wird. Was gehört noch in diesen Mix?
Hübschen: Wir wissen, dass die meisten Nutzer in den Unternehmen ihre Mails, Kontakte und Aufgaben mit Outlook managen. Daher haben wir Features aus Yammer dort integriert, zum Beispiel Chats oder die neuen Gruppenfunktionen. „Groups“ lassen sich direkt mit der Outlook Web App über nur zwei Klicks erstellen – als eine für alle frei zugängliche Gruppe oder eine, auf die nur Gruppenmitglieder Zugriff haben. Die gesamte Kommunikation innerhalb der Groups ist direkt über Outlook Web App einsehbar und kann von hier aus geführt werden. Zur neuen Gruppenfunktion gehört auch ein Kalender, auf den ebenfalls alle Gruppenmitglieder Zugriff haben und von dem aus Termine für Meetings und Events verwaltet werden können. Zudem können Gruppenmitglieder eine gemeinsame Dokumentenbibliothek für ihre Arbeit nutzen. So bleibt Outlook nicht nur die Kommunikationszentrale, die es heute schon ist, sondern wird zu einem Tool, mit dem ich Collaboration in Projektteams optimal organisieren und leben kann. Die Integration funktioniert übrigens auch andersherum: Ich kann innerhalb von Yammer Nachrichten versenden, Aufgaben erstellen und Dateien verschicken. Die Integration unserer Produktivitäts-Tools ist für uns enorm wichtig: Wir bieten Produktivität dort, wo unsere Nutzer sie erwarten. Wer statt mit Outlook lieber mit Yammer kommuniziert, kann das also genauso effektiv tun, wie umgekehrt.

Sicherheit in der Kommunikation ist eines der Kernthemen der aktuellen Digitalen Debatte rund um die E-Mail. Microsoft bietet mit Outlook Web App, Office 365 und Yammer gleich drei Lösungen an, die Kommunikation über die Cloud darstellen. Wie schützt Microsoft die Nutzer vor unerwünschten Mitlesern?
Hübschen: Über das so genannte Information Rights Management (IRM) können Anwender die Zugriffsrechte auf ihre Mails sowie auf Office-Dokumente einschränken und damit vermeiden, dass vertrauliche Informationen gelesen, gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Zusätzlich bieten wir in Outlook die Möglichkeit an, Mails zu verschlüsseln und so sicher an berechtigte Empfänger weiterzuleiten.

Der Microsoft-CEO Satya Nadella spricht davon, dass Microsoft Produktivität neu erfindet. Wo kann man das bei Outlook erkennen?
Hübschen: Clutter, das auf dem selbstlernenden Algorithmus von Office Graph basiert, sorgt für einen neuen, intelligenteren Umgang mit E-Mails. Den Posteingang sortieren können andere Mail-Dienste auch, aber das reicht weder uns, noch den Wissensarbeitern, die gegen die tägliche E-Mail-Flut kämpfen. Wenn sie in einem Datenwust nicht mehr nach Informationen suchen müssen, sondern diese zu ihnen kommen, dann werden sie schlicht mehr Zeit für produktives Arbeiten haben. Dazu kommt die tiefe Integration von Outlook mit unserer Produktivitätssuite Office und unseren Collaboration-Tools Yammer oder Skype for Business. Diese Integration macht Büroarbeit nahtlos über alle Produktivitätsanwendungen möglich. Nahtloses Erlebnis bieten wir unseren Nutzern auch mit unseren Technologien, mit denen Produktivität von jedem Ort und auf jedem Gerät möglich ist: Office 365, Yammer und Skype und natürlich Outlook, die allesamt über die Cloud miteinander verknüpft sind. Wir bringen Menschen enger zusammen, um ihnen neue Erfahrungen mit produktivem Arbeiten zu ermöglichen. Gerade weil immer mehr Wissensarbeiter mobil und flexibel tätig sind, brauchen sie Werkzeuge, die ihnen die Kommunikation und den Austausch mit ihren Teams und Kollegen einfach machen. Menschliche Nähe ist im Privatleben extrem wichtig, aber auch im Berufsalltag unverzichtbar. Wir geben ihnen, was sie dafür brauchen.

Wiesn: Anmache mit dem Bierdeckel

26. September 2014

In München läuft das Oktoberfest und für viele ist damit die Flirt-Saison eröffnet. Bester Anmachspruch: “Bist du auch auf der Wiesn?” Ein bisschen Bussi Bussi hier, ein wenig Geknutsche da – so kommt es mir manches Mal vor, wenn ich über die Wiesn schreite und zu später Stunde die Leute beobachte. Der Alkohol macht aus den Menschen seltsames. Aber jeder muss wissen, was okay ist und was nicht.

Es gehört einfach mehr geschmust - lautet die Übersetzung.

Es gehört einfach mehr geschmust – lautet die Übersetzung.

Im Käfer-Zelt unter der Bavaria hab ich zu dem Zweck der Kontaktaufnahme mit dem anderen Geschlecht eine moderne Form des Bierfilzes gefunden – Bierdeckel für die Preissn. Auf der einen Seite des runden Pappdeckels ist eine Zeichnung mit Tracht samt Schriftzug der Käfer Wiesn-Schänke. Auf der anderen Seite ist das Logo der Paulaner Brauerei mit einem QR-Code, der zu Käfer führt. Ganz nett der Schriftzug … weil i Di mog (weil ich dch mag). Sehr nett kommen dann drei Zeilen in denen man Facebook-Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eintragen kann. In dieser Reihenfolge: Facebook, E-Mail und Telefon.

Bierdeckel helfen bei der Kontaktaufnahme.

Bierdeckel helfen bei der Kontaktaufnahme.

Das klassische “Gib mir mal deine Telefonnummer” ist wohl nicht mehr so hoch im Kurs. Und der Name ist auch nicht mehr so wichtig, denn der wird beim Flirten erst gar nicht abgefragt. Mal sehen, ob ich die Pageimpressions steigern kann, wenn ich einige Bierdeckel ausfülle und in auf den Tischen verteile. Irgendeiner klickt immer.

Früher hat man dem Herzblatt einfach ein Herz geschenkt.

Früher hat man dem Herzblatt einfach ein Herz geschenkt.

Wieder mal ein Hoax

8. April 2009

Kennen Sie die Schlaubis, die alles Mögliche, was sie per Mail bekommen, an andere Leute weiterleiten. Oft sind dies so genannte Hoax. Als Hoax wird eine Falschmeldung bezeichnet, die per E-Mail, Instant Messenger oder auf anderen Wegen (z. B. SMS und MMS) verbreitet, von vielen für wahr gehalten und daher an Freunde, Kollegen und andere Personen weitergeleitet wird.

Jetzt kam uns zu Hause ein extrem lästiger Fall vor. Ein Lehrerverband schickte groß folgende Meldung herum: „ Liebe Verkehrsteilnehmer, die Retter und Ambulanzfahrer haben bemerkt, dass bei Straßenunfällen die meisten Verwundeten ein Mobil-Telefon bei sich haben. Bei den Einsätzen weiß man aber nicht, wer aus den langen Kontaktlisten zu kontaktieren ist. Ambulanzfahrer haben also vorgeschlagen, dass jeder in seine Kontaktlisten, die im Notfall zu kontaktierende Person unter demselben Pseudo eingibt. Das international anerkannte Pseudo ist:  ICE (= In Case of Emergency).“  Als Absender wird das Bildungswerk des Arbeiter-Samariter-Bunds Deutschland e. V. angegeben.

Was macht der gute Journalist? Klar, er fragt nach beim Arbeiter-Samariter-Bund Deutschland. Das ist Blödsinn. Folgende Antwort erhielten wir: „Der ASB hält ausdrücklich fest, dass diese E-Mail nicht von offizieller Seite verschickt wurde. Weder der ASB, noch die Polizei oder andere offizielle Berufsverbände und Rettungsorganisationen geben diese Empfehlung ab. Der Arbeiter-Samariter-Bund findet die Empfehlung bezüglich ICE-Nummern problematisch und nicht praxistauglich.“

Mal sehen, wann ich wieder Müll in mein Postfach bekomme, von irgendeinem dieser Schlaubis da draußen.

Kundenkommunikation: Antworten per Mail

5. März 2009

Bei einer E-Mail-Anfrage sollte man eine Antwort von maximal 24 Stunden erwarten können. Das klappt in der Regel sehr gut. Leider ist die Antwort nicht immer qualifiziert. Das liegt in der Regel an automatisierten E-Mail-Systemen und an uninteressiertem Service-Personal.

Doch gerade am Kundenservice darf auf keinen Fall gespart werden, so sagt es auch Guy Kawasaki, der ehemalige Apple-Marketingchef und heutige Joint-Venture-Geber. „Wenn der Kunde merkt, dass der Service schlecht ist, spricht sich das schnell herum.“ Dies gilt für alle Arten der Kundenkommunikation.

Eben eine solche Art der schlechten Kommunikation ist meinem Kollegen so eben passiert. Es ist eine weitere Episode aus dem dicken Buch: „Ich lese keine Anfrage, sondern schicke einfach mal eine Standardantwort zurück!“ Was war geschehen?

Mein Kollege braucht ein Journalistenvisum, weil er in den USA eine Veranstaltung besuchen möchte. Die Amerikaner zicken herum und so hat er sich entschieden, es sei besser offiziell mit Visum einzureisen. Er stellte in seiner E-Mail an amerikanische Generalkonsulat zwei klar verständliche Fragen, die da sind: Ist es dazu erforderlich, dass ich nach Frankfurt fahre oder ist die Antragsstellung auch in München möglich? (das war Frage 1) Wie lange dauert es von Antragsstellung bis Erteilung im Normalfall? (und das war Frage 2).

Und was kam vom Mail-System zurück? Nur Standard-Blabla: „Vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich der Visabestimmungen und Reisen in die Vereinigten Staaten von Amerika. … Die Absprache von Interviewterminen ist ausschließlich durch unseren Visa-Informationsdienst möglich. Bitte besuchen Sie die folgende Website, um mit der Terminvereinbarung zu beginnen. … Falls Sie lieber persönlich mit einem Servicemitarbeiter sprechen möchten, können Sie dies unter 0900-1-850055 tun (nur innerhalb Deutschlands, 1,86 EUR/minute, 7am to 8pm, Mo-Fr). Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihr Anschluss für solche Servicenummern freigeschaltet ist und versuchen Sie es gegebenenfalls von einem anderen Anschluss erneut.  Für Anrufe außerhalb Deutschlands oder falls Sie nicht in der Lage sein sollten, diese Nummer zu wählen, können Sie auch folgende Nummer anrufen (nur möglich mit einer gültigen Kreditkarte, Visa oder Mastercard, €15/Anruf):  +49-9131-772-2270. Eine schriftliche oder telefonische Terminvergabe durch das Konsulat ist nicht möglich. Diesbezügliche Anfragen werden nicht angenommen. Das Callcenter vergibt alle Termine und beantwortet alle Fragen bezüglich der Beantragung eines Nichteinwanderungsvisums.“ Und das Beste zum Schluss: „Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Antwort behilflich sein konnten.“

Nein, diese Antwort war nicht hilfreich. Setzen, sechs und ein Hurra auf die Dienstleistungswüste. Wichtig ist wohl Aktionismus, als Inhalte.