Kundenkommunikation: Antworten per Mail

Bei einer E-Mail-Anfrage sollte man eine Antwort von maximal 24 Stunden erwarten können. Das klappt in der Regel sehr gut. Leider ist die Antwort nicht immer qualifiziert. Das liegt in der Regel an automatisierten E-Mail-Systemen und an uninteressiertem Service-Personal.

Doch gerade am Kundenservice darf auf keinen Fall gespart werden, so sagt es auch Guy Kawasaki, der ehemalige Apple-Marketingchef und heutige Joint-Venture-Geber. „Wenn der Kunde merkt, dass der Service schlecht ist, spricht sich das schnell herum.“ Dies gilt für alle Arten der Kundenkommunikation.

Eben eine solche Art der schlechten Kommunikation ist meinem Kollegen so eben passiert. Es ist eine weitere Episode aus dem dicken Buch: „Ich lese keine Anfrage, sondern schicke einfach mal eine Standardantwort zurück!“ Was war geschehen?

Mein Kollege braucht ein Journalistenvisum, weil er in den USA eine Veranstaltung besuchen möchte. Die Amerikaner zicken herum und so hat er sich entschieden, es sei besser offiziell mit Visum einzureisen. Er stellte in seiner E-Mail an amerikanische Generalkonsulat zwei klar verständliche Fragen, die da sind: Ist es dazu erforderlich, dass ich nach Frankfurt fahre oder ist die Antragsstellung auch in München möglich? (das war Frage 1) Wie lange dauert es von Antragsstellung bis Erteilung im Normalfall? (und das war Frage 2).

Und was kam vom Mail-System zurück? Nur Standard-Blabla: „Vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich der Visabestimmungen und Reisen in die Vereinigten Staaten von Amerika. … Die Absprache von Interviewterminen ist ausschließlich durch unseren Visa-Informationsdienst möglich. Bitte besuchen Sie die folgende Website, um mit der Terminvereinbarung zu beginnen. … Falls Sie lieber persönlich mit einem Servicemitarbeiter sprechen möchten, können Sie dies unter 0900-1-850055 tun (nur innerhalb Deutschlands, 1,86 EUR/minute, 7am to 8pm, Mo-Fr). Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihr Anschluss für solche Servicenummern freigeschaltet ist und versuchen Sie es gegebenenfalls von einem anderen Anschluss erneut.  Für Anrufe außerhalb Deutschlands oder falls Sie nicht in der Lage sein sollten, diese Nummer zu wählen, können Sie auch folgende Nummer anrufen (nur möglich mit einer gültigen Kreditkarte, Visa oder Mastercard, €15/Anruf):  +49-9131-772-2270. Eine schriftliche oder telefonische Terminvergabe durch das Konsulat ist nicht möglich. Diesbezügliche Anfragen werden nicht angenommen. Das Callcenter vergibt alle Termine und beantwortet alle Fragen bezüglich der Beantragung eines Nichteinwanderungsvisums.“ Und das Beste zum Schluss: „Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Antwort behilflich sein konnten.“

Nein, diese Antwort war nicht hilfreich. Setzen, sechs und ein Hurra auf die Dienstleistungswüste. Wichtig ist wohl Aktionismus, als Inhalte. 

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