Ich habe mich von meiner Zettelwirtschaft verabschiedet. Früher hatte ich mehrere Zettel und Blöcke auf denen ich meine Notizen machte, um nichts zu vergessen. Ich führte lange To do-Listen und kam nicht zurecht. Ich verlor den Überblick.
Seit längerem habe ich damit aufgehört und führe nur noch eine einzige Liste. Damit behalte ich die Übersicht und weise das Chaos in die Schranken. Obwohl mir ein Kollege ausdrücklich toodledo ans Herz legte, bin ich dann doch bei Things gelandet und komme damit gut zurecht. Die Liste wird am MacBook Pro geführt und am iPhone und mindestens einmal am Tag synchronisiert.
Eines musste ich trotz der Technik lernen: Pack nicht zuviel in deinen Tag. Ich habe oft meine To do-Liste zu voll gepackt, so dass ich abends enttäuscht war, dass ich mein Pensum nicht geschafft habe. Das frustrierte und machte keinen Spaß. Das Übertragen von Aufgaben auf den nächsten Tag sollte nicht unbedingt zur Tagesordnung werden.
Also ganz wichtiger Tipp: Bleiben Sie realistisch. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und daher mute ich mir nicht mehr zuviel zu. Durch diese Listen kenne ich mein Leistungspensum. Das hat mich auch gelehrt, einmal nein zu sagen, wenn von außen mehr und mehr auf mich abgeladen wurde.
Außerdem musste ich meine persönliche Art von Projektmanagement erlernen. Oft standen früher in meiner Agenda ganz große Brocken, deren Bewältigung nicht an einem Tag zu schaffen war. Hier lernte ich ein großes Projekt in viele kleine Projektchen aufzuteilen, um tägliche Erfolgserlebnisse zu haben. Also klarer Tipp: Großer Brocken in kleinere Bröckchen aufteilen und schon läuft es besser.
Ich habe bei Kollegen gefragt, wie sie ihre Listen führen, wenn sie denn überhaupt eine führen: Die Ergebnisse waren unterschiedlich: Einer nimmt ein Schmierblatt, der andere ein Notizbuch, ein anderer seinen alten Palm und ich nehme halt mein iPhone – egal, was man nimmt, Hauptsache man nimmt es. Schließlich räumt diese Art von Aufgabenagenda wichtigen Speicherplatz im Gehirn frei. So ist es zumindest bei mir. Was ich aufgeschrieben habe, daran muss ich nicht jede Nacht denken. Diese To do-Listen ordnen meine Gedanken und damit kann ich mich besser strukturieren und – ganz entscheidend – besser arbeiten.
Und wissen Sie, was das Schönste ist: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, dann streiche ich sie mit Genuss durch. Ich glaube, die Psychologie nennt es Erledigungsfreude. Das gibt Motivation und Kraft für neue Aufgaben. Denn eines ist gewiss: Aufgaben gehen nie aus.
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