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Projektmanagement: Das 43 Minuten Prinzip

10. Januar 2014

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Projekte begleiten uns ein ganzes Leben lang. Die Projektmanagement-Branche schaut fassungslos auf die Elbphilharmonie und den Berliner Flughafen. Zum Vorzeigebau aus Hamburg wurde ein Gutachten vorgelegt, dass die Schlamperei deutlich macht und in Berlin wird auch 2014 kein Flieger beim neuen Flughafen abheben.

Ich habe mich daher mit einem Experten in Sachen Projektmanagement unterhalten. Dr. Michael Homberg unterstützt Firmen bei Projekten. Unlängst hat er ein sehr lesenswertes Buch mit seiner Idee des 43-Minuten-Prinzip auf den Markt gebracht. 43 sind der ideale Zeitrahmen, um brauchbare Ergebnisse zu erhalten. “Nach 43 Minuten ist das Ergebnis da und kann sich sehen lassen”, sagte mir der Experte Homberg. Seine Idee des 43-Minuten Prinzips eignet sich nahezu für jedes Thema.

Ich war überrascht und skeptisch, aber Homberg hat recht. Ich habe es in der Praxis ausprobiert und es funktioniert. Ich empfehle es daher allen Führungskräften, derzeit viel im politischen Bereich. Dabei ist die Zeitbeschränkung nicht willkürlich. Schließlich gilt der alte Satz bei Projekten: “Zeit für Arbeit dehnt sich so lange aus, wie man zur Verfügung hat.”

Es kommt dabei die Pareto-Regel 80:20 zum Tragen: In 20 Prozent der Zeit erreiche ich 80 Prozent des Ergebnisses.

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Über den Umgang mit To do-Listen

27. Februar 2010
Ich habe mich von meiner Zettelwirtschaft verabschiedet. Früher hatte ich mehrere Zettel und Blöcke auf denen ich meine Notizen machte, um nichts zu vergessen. Ich führte lange To do-Listen und kam nicht zurecht. Ich verlor den Überblick.
Seit längerem habe ich damit aufgehört und führe nur noch eine einzige Liste. Damit behalte ich die Übersicht und weise das Chaos in die Schranken. Obwohl mir ein Kollege ausdrücklich toodledo ans Herz legte, bin ich dann doch bei Things gelandet und komme damit gut zurecht. Die Liste wird am MacBook Pro geführt und am iPhone und mindestens einmal am Tag synchronisiert.
Eines musste ich trotz der Technik lernen: Pack nicht zuviel in deinen Tag. Ich habe oft meine To do-Liste zu voll gepackt, so dass ich abends enttäuscht war, dass ich mein Pensum nicht geschafft habe. Das frustrierte und machte keinen Spaß. Das Übertragen von Aufgaben auf den nächsten Tag sollte nicht unbedingt zur Tagesordnung werden.
Also ganz wichtiger Tipp: Bleiben Sie realistisch. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und daher mute ich mir nicht mehr zuviel zu. Durch diese Listen kenne ich mein Leistungspensum. Das hat mich auch gelehrt, einmal nein zu sagen, wenn von außen mehr und mehr auf mich abgeladen wurde.
Außerdem musste ich meine persönliche Art von Projektmanagement erlernen. Oft standen früher in meiner Agenda ganz große Brocken, deren Bewältigung nicht an einem Tag zu schaffen war. Hier lernte ich ein großes Projekt in viele kleine Projektchen aufzuteilen, um tägliche Erfolgserlebnisse zu haben. Also klarer Tipp: Großer Brocken in kleinere Bröckchen aufteilen und schon läuft es besser.
Ich habe bei Kollegen gefragt, wie sie ihre Listen führen, wenn sie denn überhaupt eine führen: Die Ergebnisse waren unterschiedlich: Einer nimmt ein Schmierblatt, der andere ein Notizbuch, ein anderer seinen alten Palm und ich nehme halt mein iPhone – egal, was man nimmt, Hauptsache man nimmt es. Schließlich räumt diese Art von Aufgabenagenda wichtigen Speicherplatz im Gehirn frei. So ist es zumindest bei mir. Was ich aufgeschrieben habe, daran muss ich nicht jede Nacht denken. Diese To do-Listen ordnen meine Gedanken und damit kann ich  mich besser strukturieren und – ganz entscheidend – besser arbeiten.
Und wissen Sie, was das Schönste ist: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, dann streiche ich sie mit Genuss durch. Ich glaube, die Psychologie nennt es Erledigungsfreude. Das gibt Motivation und Kraft für neue Aufgaben. Denn eines ist gewiss: Aufgaben gehen nie aus.

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