Ich habe mich von meiner Zettelwirtschaft verabschiedet. Früher hatte ich mehrere Zettel und Blöcke auf denen ich meine Notizen machte, um nichts zu vergessen. Ich führte lange To do-Listen und kam nicht zurecht. Ich verlor den Überblick.
Seit längerem habe ich damit aufgehört und führe nur noch eine einzige Liste. Damit behalte ich die Übersicht und weise das Chaos in die Schranken. Obwohl mir ein Kollege ausdrücklich toodledo ans Herz legte, bin ich dann doch bei Things gelandet und komme damit gut zurecht. Die Liste wird am MacBook Pro geführt und am iPhone und mindestens einmal am Tag synchronisiert.
Eines musste ich trotz der Technik lernen: Pack nicht zuviel in deinen Tag. Ich habe oft meine To do-Liste zu voll gepackt, so dass ich abends enttäuscht war, dass ich mein Pensum nicht geschafft habe. Das frustrierte und machte keinen Spaß. Das Übertragen von Aufgaben auf den nächsten Tag sollte nicht unbedingt zur Tagesordnung werden.
Also ganz wichtiger Tipp: Bleiben Sie realistisch. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und daher mute ich mir nicht mehr zuviel zu. Durch diese Listen kenne ich mein Leistungspensum. Das hat mich auch gelehrt, einmal nein zu sagen, wenn von außen mehr und mehr auf mich abgeladen wurde.
Außerdem musste ich meine persönliche Art von Projektmanagement erlernen. Oft standen früher in meiner Agenda ganz große Brocken, deren Bewältigung nicht an einem Tag zu schaffen war. Hier lernte ich ein großes Projekt in viele kleine Projektchen aufzuteilen, um tägliche Erfolgserlebnisse zu haben. Also klarer Tipp: Großer Brocken in kleinere Bröckchen aufteilen und schon läuft es besser.
Ich habe bei Kollegen gefragt, wie sie ihre Listen führen, wenn sie denn überhaupt eine führen: Die Ergebnisse waren unterschiedlich: Einer nimmt ein Schmierblatt, der andere ein Notizbuch, ein anderer seinen alten Palm und ich nehme halt mein iPhone – egal, was man nimmt, Hauptsache man nimmt es. Schließlich räumt diese Art von Aufgabenagenda wichtigen Speicherplatz im Gehirn frei. So ist es zumindest bei mir. Was ich aufgeschrieben habe, daran muss ich nicht jede Nacht denken. Diese To do-Listen ordnen meine Gedanken und damit kann ich mich besser strukturieren und – ganz entscheidend – besser arbeiten.
Und wissen Sie, was das Schönste ist: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, dann streiche ich sie mit Genuss durch. Ich glaube, die Psychologie nennt es Erledigungsfreude. Das gibt Motivation und Kraft für neue Aufgaben. Denn eines ist gewiss: Aufgaben gehen nie aus.
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redaktion42's Weblog 
28. Februar 2010 um 17:36 |
ToDo’s sind toll. Vorausgesetzt, man packt nicht alles in einen Tag. Vernüftiges terminieren und projektieren … Gelingt aber nicht immer, leider. Aber ToDo’s bringen Struktur und Qualität in den Arbeitsalltag. Schön ist es, wenn jeder im Team strukturiert eine Liste abarbeitet …
Nun, mir taugt übrigens die Aufgabenverwaltung, die der Palm bzw. Windows bietet und die Sync-Option zwischen PC und Smartphone. Man ist immer upto date. Bin aber (leider!) vom Zettel und/oder dem guten PostIt noch nicht ganz weg. Ich arbeite an mir.
Was ich noch suche ist eine weniger mächtige Projektsoftware, die ToDo’s und Zeitschiene einbindet, Struktur und Objektdatenverwaltung bietet.
Doch virtuellen ToDo-Liste oder gemeinsame virtuelle Mindmaps sind nicht überall gefragt bzw. werden dann auch mal gerne ausgedruckt, wie jede E-Mail usw.
Leider ist es in vielen Firmen, Verwaltungen und Behörden noch so, dass dort noch nicht einmal das teuere Office-Paket (egal ob MS oder ähnliche Applikationen) einigermaßen genutzt wird. Terminiert wird nicht etwa mit dem hausinternen recht komfortablen Outlook (bzw. der Termin-/Mail-App) sondern per E-Mail (immerhin) kommt der Hinweis: Bitte notieren Sie sich den Termin … am … in … Thema …. Und dann noch die Obernummer: Bitte bestätigen Sie den Termin. Das ist die Realität.
Uns so wird es ebenfalls gewünscht, Telefonrückrufe und Informationen reell für die betreffende Person zu hinterlassen.
ToDo-Listen sind toll, aber die Welt braucht wohl noch ein bisschen, den Nutzen dieses Fortschritts zu erkennen.
Meinem Erfolgs- bzw. Belohnungssystem wäre damit augenblicklich schon sehr geholfen. 🙂